連外國人都會錯！一次看懂4個商業英文email原則：別用good、bad、soon...

經常聽到學生說，希望英文Email可以寫得更「精準」。但哪裡不精準，要如何才叫精準，也說不上來。這裡給大家幾個方向。

1. 給事實，不要用籠統的概念

要精確，最好能夠給事實。就像如果你說，今天很熱，聽到的人其實不知道多熱。但你說今天高溫39度，那就到底有多熱也就清楚了。比較這兩句：

（感覺）Mark’s work is bad.　Mark的報告很糟。
（事實）Mark’s reports contain statistical and factual errors.　Mark的報告有數字錯誤，也有和事實出入之處。

一般我們最熟悉的字good／bad／soon／many就是造成訊息模糊的元凶。調整最好的方法，就是給具體事實。

many→ 1,000 or 500 to 1,000
early → 5 a.m.
most → 92.9 percent
others → business partners
very rich → a millionaire
soon → 7 p.m., Tuesday
Good job →You’ve worked for a long time

2. 代名詞濫用，會造成誤解

代名詞的使用不恰當，很多母語人士也可能犯這樣的錯。來看例句：

（不準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. He needs to make a decision right away.
Bill希望這些能趕快遞送給Jake。他必須立即做決定。
這裡的he是Bill還是Jake，這句話就讓人搞不清楚，誰要做決定。

（準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. Jake needs to make a decision right away.

3. Write like you speak：怎麼說就怎麼寫

這是商業書信的通則：怎麼說就怎麼寫。我們平常講話不用attached please find／per our conversation這一類用字，信件裡也別用了，講白話文給人親切感，感覺活在當代。

（拗口）Please be advised that the conference will end at 4:00 instead of 3:30.
（白話）The conference will end at 4:00 instead of 3:30.

4. 不要老套

有些句子其實沒有錯，但看多了覺得陳腔濫調、像沒誠意的套版。

（老套）Please do not hesitate to contact me.　請別猶豫，隨時可以聯繫我。

還不如用口語化，直接一點的句子，來得更真誠：

Please call me.　請打電話給我。
Send me an email.　發郵件給我。
I would be glad to answer any questions.　我很樂意回答你的問題。
Please call me with any suggestions.　有任何建議請打電話給我。

三個月英文脫胎換骨的一對一：https://goo.gl/cP12GQ

責任編輯：黃雅苓
核稿編輯：黃楸晴