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在微軟工作,和最頂尖同事學到5個高效工作技巧
- 秉持一次只做一件事的原則,能幫助人在極度忙碌的狀態下,也能高效工作。
- 研究顯示,多工會導致生產力降低40%、增加50%時間才能完成,錯誤率也會增加50%。
現代商務社會中普遍存在讓大腦過度勞累的多工環境。想必許多人都有過這樣的經歷:一天之中各式各樣的工作接踵而至,再加上商談、會議、電話應對等,不得不同時完成這些任務。
我自己非常不擅長處理多任務。在微軟,有時會遇到稱為「電話值班」(on-callduty)的時期,需要應對數量多到不尋常的任務和業務。平時,我可以集中精神開發軟體,但每隔幾週,就會有一週左右的時間,必須應對客戶的突發事件(系統問題或是故障報告)。
當這種情況發生時,突發事件會越來越多,會接到不同人員的電話,還需要處理開發工作的更新發布等,多項任務同時一擁而至。
比我年長2歲的同事保羅給了我一些祕訣,教我如何克服這樣的環境。他擁有世界頂級的程式設計能力,雖然一整天幾乎都被會議填滿,照理來說應該很忙,卻能驚人高效的處理電話值班時期的工作。
無論多忙,一次只做一件工作
觀察他後,我發現我們之間最大的差異是「WIP=1」。
所謂的WIP(Work In Progress)意指「 正在進行中的工作」, 也就是說, 「WIP=1」意味著「一次只做一件工作」,這是我在擔任敏捷式軟體開發顧問時學過的概念。無論多忙,保羅一次只做一件事,而且比其他人更能集中精神的專注做一件事。
我的情況則不同。公司每天都會召開解決突發事件的會議,我會一邊聽著與自己無關的討論,一邊做其他工作。雖然效率不高,但因為工作堆積如山,所以我總是很不安,不自覺的開始動手工作。
但是,保羅在與自己無關的會議中,從來不做其他工作,甚至不回覆聊天訊息。他會當場思考問題的大致方向,即使找不到,他也會說:「這應該轉交給其他部門」、「我們去請教某某某,先寫一封電子郵件給他。」總而言之,他始終保持「推進進度」。
保羅一定會當場解決問題,或是一步一步的推進。而我學到了以下幾點:
- 無論多厲害的人,都需要花費時間學習,慢慢來,不要急。
- 分配30分鐘到1小時「只」做一件事。無法立刻完成的工作,可以透過詢問他人等方式將工作推進到「待機狀態」,再繼續執行下一個任務。
- 在做一件事時,不要做其他任何事情,全神貫注。
- 如果必須中斷某項任務,應記錄並整理好資料,以便下次再次開始執行時能順利進入狀況。
- 刪除剩餘的任務。例如,完成任務後,關閉瀏覽器的標籤頁,並將需要的內容記錄下來(否則會分心)。
無論對誰來說,「多任務」的工作效率都很差,所以不採取「多任務」的工作方式才是解決之道。
多任務不只降低生產力,也會提高出錯機率
研究人類大腦發育的華盛頓大學發展生物分子學家約翰·麥迪納(John J. Medina)指出,多任務會導致「生產力降低百分之40」、「完成工作所需的時間增加百分之50」、「出錯機率增加百分之50」。
人類的大腦並不適合處理多工任務。乍看之下,電腦似乎能同時處理多任務,但基本上,中央處理器(CPU)的核心同時只能執行一項工作。在執行一項任務被中斷時,電腦會記錄上下文,並在重新啟動後恢復任務,與人類重新開始執行工作相似。
當然,電腦有多個軟體(工作)在同時運作,但將大腦(或CPU)的資源集中使用在同一件事上,會更有效率。
開會的時間是有限的,在這段時間內,即使做其他工作,能做的事情也是有限的,假如有其他人發送聊天訊息,則安排在30分鐘、1小時後再集中處理,應該也算是足夠快速的回覆了。
不執行「多任務」的工作方式,絕對能提高大腦的生產力。
*本文摘自野人出版《高效偷懶》
《高效偷懶:「世界一流工程師」都在用的AI時代思考法》
作者:牛尾剛
譯者:陳聖傑
出版社:野人
出版日期:2024/12/25
作者簡介
牛尾剛
1971年出生於日本大阪府,畢業於關西大學。
現任美國微軟Azure Functions產品團隊高級軟體工程師,居住於西雅圖。
大學畢業後在日本大型系統整合公司(SIer)擔任IT工程師,並於2009年自主創業。作為敏捷式開發與DevOps領域的專業顧問,他參與了大量的顧問服務與公開演講。2015年加入美國微軟,擔任技術推廣者,2019年起在美國微軟總部負責Azure Functions開發工作。
著作包括《IT工程師從零開始學英語的祕訣》(書名暫譯,ITエンジニアのゼロから始める英語勉強法)。
責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻
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