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開會討論跑題、爭論不休⋯專業工作者2招解決

開會討論跑題、爭論不休⋯專業工作者2招解決
會議上的討論沒共識,往往是缺乏重新設定論點,且對話的目標不一致。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:桐生稔
精選書摘 2023/07/19
摘要

1.當會議討論沒有進展時,不要一直強調自己的主張,而是要說明最佳論點。找出最佳論點的方法是,多用「疑問句」、提出問題。

2.經營學權威彼得.杜拉克曾過,「在管理決策上,最重要及最困難的不在於找出正確答案,而在於找出正確的問題。」

3.會議討論出現雞同鴨講時,要跟釐清「為了什麼」、「目標是什麼」、「要做什麼」3個層次的目標,確保目標一致,才能順利溝通。

有時候會議討論就是一直在原地踏步,沒有進展。開會討論時,有時就是會陷入僵局。如果是你會怎麼辦?貫徹事不關己的態度嗎?還是一直強調自己的主張呢?

一流人才會重新設定論點

某家公司的高層常常因為現金和帳目不合而苦惱,會議上出現各式各樣的意見,如「以後現金都要有人覆核,如何?」、「不然來編手冊?」、「是不是應該重新檢視教育訓練體制?」等。

也有人認為,「這樣做真的就能解決現金和帳目不合的問題嗎?」結果會議陷入僵局,大家不發一語,時間不斷流逝。

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這個時候,有一個人突然開口了:「要不要換個角度來想想,不是去想『怎麼做才能讓現金和帳目一致?』,而是去想『如何才能不用到現金?』。」

說穿了,如果用不到現金,自然就不會發生現金和帳目不合這種事。結果該公司決定導入無現金交易,一勞永逸。所謂的論點就是「導出最佳解答的提問」,只要設定正確的論點,討論進度自然突飛猛進。

還有一個例子。會議上針對營收成長提出了多項對策,結果會議結束時,仍沒有做出任何結論。

這種狀況下的重要論點是「由誰來決定?」。對策再多,如果沒有決定好由誰來做出最終判斷,那就不過是各說各話而已。

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所以,「要不要先決定執行對策的負責人?」也是一個好論點。

當討論沒有進展時,不要一直強調自己的主張,而是要說明最佳論點。這就是最重要的關鍵所在。

如何才能找出最佳論點呢?答案就是「疑問句」,也就是提出許多問題。

例如,下屬田中先生犯錯連連時,可以不斷提問:

「如何才能讓田中先生不再犯錯?」

「如何才能改變田中先生的想法?」

「如何才能沒有田中先生也能完成這件事?」

「如何才能刪除這項業務?」

用疑問句提出許多問題,然後從中發現可成為定海神針的論點。

解決對策或許是指導田中先生,也或許是外包給其他人。甚至是改變架構,或刪除那項業務等,應該可以找出許多解決的方法。

經營學權威彼得.杜拉克(Peter Drucker)也說過,「在管理決策上,最重要及最困難的不在於找出正確答案,而在於找出正確的問題。」

一流人才完全了解這句話的意思。所以當討論陷入僵局時,他們不會一直強調自己的主張,而是先設定正確的論點並加以說明。

會議討論開始出現雞同鴨講

會議上出現「雞同鴨講」的時候,可能是「說話階層」已經偏離了,我用個簡單的例子來說明:

當你說「不再使用印章,全面改用電子簽章」時,出現了很多反對意見,「我反對停用印章」、「我覺得還有其他方法」、「我認為不再使用印章不過是手段,並不是目的」,事已至此就無法收場。

此時如果你覺得提出這些意見的人「都是不懂事的蠢材」,那你也不過是二流人才。「為了什麼」、「目標是什麼」、「要做什麼」。如果這個階層不一致,再怎麼說明也無法合拍。

  • 為了什麼:因為新冠疫情,想推動遠距工作。
  • 目標是什麼:希望大家不要只為了蓋個章,必須跑來公司。
  • 要做什麼:不再使用印章,全面改用電子簽章。

你必須要說明以上的內容才行。

當你覺得雞同鴨講時,就先停下腳步。先重新檢視說話的階層,找出雙方不合拍的所在,留一段時間讓大家聚焦。只要視線一致,自然會朝向同樣的方向。

還有一個讓人笑不出來的真實事件。有一位資深員工告訴新人,「一進公司就要跟別人打招呼。」新人每次到公司真的都會跟別人打招呼,可是客人上門時他卻一聲不吭。

所以資深員工又告訴他,「客人上門時要打招呼。」結果新人會跟客人打招呼了,可是廠商來時他又一聲不吭了。

於是資深員工又告訴他,「廠商上門時也要打招呼。」這下子新人終於會跟廠商打招呼了。

聽說資深員工心裡想的是,「到底要讓我說幾次啊⋯⋯」

打招呼是基本中的基本,對誰都要打招呼,這應該是常識。可是對某些人來說,這不是常識。

此時要用同樣的架構跟對方溝通:

  • 為了什麼:希望和自己有關的所有人都能心情愉悅的工作。
  • 目標是什麼:因此希望職場有活力,讓大家都能精神飽滿。
  • 要做什麼:所以希望你對任何人都能率先打招呼。

只要這3個階層合拍了,應該就不用講3次了。

遇到雞同鴨講時,請先檢查「為了什麼」、「目標是什麼」、「要做什麼」的哪個地方不合拍。

書籍簡介


《一流、二流、三流的表達術:不論對象是誰,都能讓人了解並產生共鳴的45個訣竅》

作者: 桐生稔
譯者: 李貞慧
出版社:商周出版
出版日期:2023/03/04

作者簡介
桐生稔

Motivation & Communication股份公司董事長。
日本能力開發推進協會心理諮商師。
日本能力開發推進協會上級心理諮商師。
一般社團法人日本聲音診斷協會聲音心理師。

1978年出生於新潟縣十日町市。2002年進入全日本有1200間分公司的大型人力派遣公司。因為極度怕生,進公司3個月就被貶職。之後發憤圖強,實現業績第一之目標。離職後進入音樂補習班,一路升職為事業部長,管理旗下350名講師。

2017年以提昇社會人士溝通能力為目標,成立「Motivation & Communication股份公司」。目前於日本全國35都道府縣舉辦溝通講座,展開研習事業。訓練過大量學員後,從中發現打動人心的溝通模式,發表於《日經新聞》(報紙)、《PRESIDENT》(雜誌)、「東洋經濟ONLINE」(網路)及Yahoo!新聞等大眾媒體。

講座與研習會上的「震撼心靈課程」,可在60分鐘內引發20次以上笑聲,不但炒熱現場氣氛,最後更帶來震懾人心的感動。

相關著作:《一流、二流、三流的說話術:破冰、交流、拓展人際,跟誰都聊得開的45個訣竅》

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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