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成功人士最被低估的技能，是它！哈佛神經科學博士解答：把話「寫」清楚
1. 哈佛神經科學博士茱麗葉（Juliette Han）表示，清楚書寫的能力，其實是成功人士最被低估的技能。因為在書寫信件與文章，甚至公開演說、閒聊時，這都有所助益。
2. 如何做到？4步驟包含：選擇傳達訊息的最佳模式、避免使用專業行話、協助受眾不費力就能了解訊息、維持文字簡單精煉。
想要成功，最被低估的技能是什麼？答案，不是洋洋灑灑寫出一篇專業論文，或是為人處事圓滑，善於與各式各樣的人社交互動。
現為哥倫比亞商學院兼職教授、哈佛醫學院神經科學博士韓茱麗（Juliette Han）解答：其實，就是把想說的話「寫清楚」（write clearly）！尤其對於內向的人而言，更不用強迫自己變得外向，而是善用這個最容易被忽視的技能。
新年新氣象，可以開始培養這個技能！因為不管是書寫信件與文章，甚至公開演說、閒聊時，只要清楚撰寫訊息，都能讓對方理解你的需求與想法，進而達成目標。以下是4個秘訣：
一、選擇傳達訊息的最佳模式
你有過這樣的經驗嗎？明明拿到PPT，簡報內容卻是密密麻麻的文字，讓人完全不想繼續看。因此，向他人表達想法或要求之前，請先確認最佳的傳達模式。
例如，如果要分享含有複雜數據的研究，那利用PPT簡報呈現圖表與照片，報告效果會比直列式的Word文字檔更佳。
若是宣布詳細管理決策，為了讓大家容易聚焦重點、消化訊息，則請發送電子郵件，並善用STAR原則來架構內容（Situation情境、Task任務、Action行動、Result結果）。
不過，也需要注意不必把格式過度複雜化。例如更新進度、收集回饋等討論，通常一封言簡意賅的電子郵件、甚至是親自通話或交談就足夠了。
二、避免使用專業行話
「行銷部門已經完成了A/B測試，現在他們有信心能夠立即改善我們的CRs！」如果老闆這樣跟全公司讚美行銷部門的表現，大家恐怕只會滿頭問號。
由此可見，行業專業術語不只讓群體之外的人難以理解，更會散發一種炫耀知識的優越感，導致人們興趣缺缺。
其實上述那段話，白話一點是：「行銷部門已經完成了比較不同的文案風格比較。經過詳細的分析，他們選出的文案，將有機會增加我們的受眾。」
韓茱麗提醒，不管你覺得某個行業的行話有多普遍、多方便，都該盡力避免使用，包含縮寫等；反之，利用圖像或比喻的方式來說明，表達效果更佳。她印象最深刻的例子，是一名高管把複雜的年度財務策略報告，模仿成童書樣式來呈現。
其他專家並建議：請對該領域一無所知的朋友閱讀你的文章，獲得誠實的回饋；大聲朗讀作品，是否聽起來尷尬又不自然；了解受眾，是一般大眾還是行業專家；逐字逐句檢查文章，刪除不必要的單字。
不過，利用比喻等其他方式解釋時，也要小心不要加入跟主題無關、會偏題的細節。
三、協助受眾不費力就能了解訊息
每人每天都可能被許多訊息轟炸，為了讓對方輕易、快速接收你的資訊，可以善用這些技巧：
- 原因：提醒為何你會寄這封信、寫這篇文章（例如：就像昨天會議提到的...）
- 格式：不用隨身攜帶電腦，用手機也能看懂訊息（文中加入標點符號、列點分行）
- 行動：點出行動（下一步是...／截止日是...）
- 補充：若訊息太多，分拆重點（超過一頁，可以另創附件檔案／先在email中標出重點）
簡而言之，不要假設所有人都跟你一樣，擁有同等的背景資訊。
四、保持文字簡單精煉
落實上述三法則之後，先別急著送出文章或發表談話！最後一步，是要確保文字簡單又精煉，精確傳達訊息：
- 不要馬虎：逐字逐句檢查有無錯字、文法錯誤，以及數字是否連貫一致
- 避免不必要的幽默：確認受眾是否熟悉你？講笑話是否會惹惱他人？
- 刪減字句：永遠都要挑戰自己，哪裡還能刪減更多字句、甚至整個想法；最後捫心自問，「我的論點還站得住腳嗎？」
換言之，謹慎對待寫下來、說出口的每一字一句，如同珍貴的貨幣。
資料來源：CNBC、Vista Projects
核稿編輯：吳和懋
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