幫專業加分的Line技巧》一段話分好幾次傳、半夜傳訊都很失禮...8大常見通訊軟體地雷

你的工作中，常使用通訊軟體嗎？有沒有想過，你的使用方式對專業而言是加分？還是扣分？

我會在職場禮儀課程上請學員分組討論，列出他們在使用通訊軟體時，曾遇過的地雷。發現不論行業、不論性別，幾乎所有學員列出的地雷都很像！這證明了人類的許多想法都是很相同的，而既然「英雄所見略同」，很可能你的客戶、老闆和在意的家人朋友，正在被你「踩地雷」而默默隱忍呢！

以下，我特別將這些榜上有名的通訊軟體地雷列出來，並提供改善的建議，趕快看看你是否誤犯了：

1.已讀不回

最常發生的地雷，就是傳了訊息，對方顯示「已讀」卻遲遲不回應，讓傳訊息的人左等右等，並產生不必要的揣測。然而，以現代人（特別是日理萬機的主管）忙碌的情形而言，就算點開了訊息，也不一定有時間、有心思真的「讀」進去；也就是「顯示已讀」，並不保證「真的已讀」。

因此，看到「已讀」，不要預設對方是不在意你、或故意不回，很有可能只是正在忙，或還需要思考如何回應。

不過話說回來，對上司或客戶（以及任何你在意的人）千萬不要已讀不回。如果正在忙碌時收到訊息而無法即時回應，可以傳個簡短訊息給對方，如「收到」、「抱歉現在會議中，下午回覆」讓對方先放心，也為對方免除猜測的疑慮、節省等待的心力。

2. 曖昧的貼圖或表情符號

收到工作上接觸的人（尤其是異性）傳來擁抱、愛心等貼圖，你會不會覺得有點尷尬，不知道該如何回應？貼圖是表達情感的好幫手，特別對個性內斂含蓄的人而言，貼圖真是「愛在心裡口難開」的解藥。

然而，建議「與私人感情相關的貼圖」在私人領域（如家人、親密朋友）用就好，在職場，尤其是對異性，還是少用為妙。

一個原則供你參考：真實世界不會做的事，在網路世界也不要傳，如果在日常生活中不會擁抱，就不要傳擁抱貼圖，不是真的覺得「愛」他，就不要「愛心」傳個不停！

3.半夜或清晨傳訊息

你有過清早被訊息吵醒的經驗嗎？不論訊息內容多重要、多有益、多值得分享，當傳送的時間不對，原有的價值就被抹消。一般而言商務訊息的時間，即等於上班時間，如果真的必須在晚上聯絡事情，也不宜晚於晚上10點。

4. 沒有重點的聲音訊息

大部分人採用聲音訊息，除了因為打字不方便之外，就是要表達的太多，乾脆用講的比較快，但卻往往因「講不清楚」，讓雙方溝通得更累。為了讓訊息清楚傳遞，不妨將聲音訊息視同30至90秒的簡報，慎重以待：除了傳訊息前先確保不被背景環境音干擾，更要在心中擬好訊息的結構，簡潔扼要、列點式說明；千萬不要在訊息中支支吾吾、嗯喔啊等口語贅字連發，而讓你的專業與溝通打了折扣。

5. 一個訊息分好幾次傳

一個訊息分好幾次傳送，除了干擾對方也浪費時間，不夠專業體貼，也容易造成資訊的誤讀。

建議你寫重要訊息時，可以另開一個視窗（如手機裡的記事本），先把訊息編輯好，包括錯字、贅字、列點、標點符號...等皆確認沒問題，再貼到通訊軟體裡，傳送給對方。這個小動作能有效免除許多因手滑而造成扣分的風險（如寫錯客戶的名字），雖然多了一層手續，但也多了一分安心。

6. 平鋪直敘，感情不足

冰冷的文字，有時難免造成誤會。例如「表格填完後傳給我」，就算你並無此意，但很容易就讓對方覺得有被命令的感受。正因為文字沒辦法傳遞表情、語氣、肢體動作等非語言溝通訊息，因此「請、謝謝、對不起」等用語就更加重要！例如這句話如果改成「表格填完後，請傳給我，謝謝您！」意思就更完整，收到的人也更舒服。

7. 看不出是誰傳訊息來

工作上使用的通訊軟體大頭照，一定要經過精挑細選，因為這是你展現專業形象的第一個門面。所以務必使用自己的照片，並且是好看、專業且「與事實相符」的（可別修圖修過頭，變成「照騙」了）。

千萬避免卡通人物、小貓小狗、伴侶小孩合照、衣著暴露...等照片，畢竟工作歸工作、生活歸生活，職場上用的形象照，還是要選張能讓人迅速連結到你專業能力的照片才好。

設定暱稱和狀態時也要注意，盡量避免使用花俏的符號或綽號（除非那是你想強調的個人特色），不論是用公司名、中文全名或英文名字，都要以「其他人一眼就能看出是誰」為原則。

8. 在群組中個人對話

當兩個人在群組中自己開啟一個與他人無關的話題，你一言我一語的逕自對話，不僅對其他人不禮貌，無形中也暴露了自己的隱私。當你的對話內容跟別人沒有關聯時，請記得：用私人對話的方式就好，千萬不要在群組打擾到其他的人。

通訊軟體的禮儀，是現代職場工作者必備的技能，掌握以上關鍵，你也可以在輕薄短小的訊息中，建立沈穩專業的深厚聯繫！