待辦事項的用法，我們一直都搞錯了！不落入「瑣事坑」的方法是…

我常常在課堂、書籍、文章中，提到自己的時間管理，後來不喜歡使用待辦清單工具管理，也不要先列待辦清單。有些朋友會進一步追問是什麼意思？這篇文章，進一步來解釋看看。

我自己最早最早使用的待辦清單軟體，是「Remember the milk」，在電腦玩物上，我也有一段時間做過許多介紹。「記得買牛奶」這個概念，成為我那段時間以為的待辦清單使用方法：「待辦清單，就是把要記住的事情寫上去，提醒自己不會忘記。」

後來一段時間，我介紹各種待辦清單軟體，大概也都是在強調怎麼收集怕忘記的事情？怎麼提醒要記住的事情？然後覺得達到「記得買牛奶」的「結果」，待辦清單就功德完滿。但是，真的是這樣嗎？現在的我可能會反問那時的自己：「記得買牛奶，又怎樣呢？忘記買牛奶，又會怎樣嗎？」

一個有效的待辦清單，不應該只是用來幫我記住要做的事情。

不是記住清單，而是選擇清單

常常看到找我諮詢的讀者朋友，他們的待辦清單上從買個東西、打個電話，到想看1本書、想看1部電影、想學1個技能，再到工作上的大事、雜事，全部都列在每天的待辦清單上。好的時候，每天每種都能做一點。不好的時候，就變成讓人壓力很大的拖延清單。

我們當然可以把所有想做、要做的事情都記住，但可以先準備一個「收集箱」來記住。而當要「列上真正待辦清單」時，應該是經過層層挑選、過濾、淘汰，最後決定真的非做不可、超級想做的事情。你是否也有區隔出，那些儲存大多數被暫緩、過濾掉的事情的「收集箱」。以及放上真正少數選擇要做的事情的「待辦清單」呢？

不是做事清單，而是創造清單

但是，就算做了很多列在待辦清單上的事，什麼事情都做一點，這樣是好事嗎？

我會進一步去追問，為什麼買這個東西？為什麼要打這個電話？為什麼想要選擇看書？為什麼要做這件事？決定做這件事情的目標，應該是在列上待辦清單之前要先思考清楚。我們不是要透過待辦清單去記住，或是去做很多事，這樣可能適得其反。我們應該利用待辦清單，去做有價值的事，並且把有價值的事做好。而一件事情的價值，不是靠記住，而是靠我們的創造。

不只是記住自己要做、想做什麼事情，而是為這些事情，創造有效的目標後才去做。記得買牛奶，也可以不只是記得買牛奶。而是記得買練習烘焙的牛奶。更可以是記得買作孩子生日蛋糕的牛奶材料。雖然都需要記住，但只是做事，跟做好一件有價值的事，是不同層級的意義。

我們不會因為買了1瓶牛奶而覺得今天很有成就感，但會因為做好1個生日蛋糕而覺得今天很有成就感。你的待辦清單，只是紀錄做事的清單，還是幫自己聚焦在創造價值的清單呢？

不是該做什麼，而是怎麼做？

我們往往希望待辦清單提醒我「該做什麼」，把該做的事情寫上去，希望自己就會去做。這樣的想法，導致就算做到了前面的目標選擇，但只是把決定該做什麼事情，寫在待辦清單上，最後會變成是一個只能依靠意志力完成的清單。

我們還少了一個關鍵，寫上待辦清單的，不是該做什麼，而是「怎麼做好」該做的事的下一步行動。讓1個明確、簡單、可行、有順序的下一步行動，在待辦清單上，引導我去善用空檔，推進有價值目標的進度。

我因為要做1個生日蛋糕而要記得買牛奶，但真正的下一步行動，是「列出蛋糕材料清單」，有了材料清單，我下班時間到超市才能輕鬆買齊。而材料買齊了，1個做好蛋糕的任務才會實現。你的待辦清單，是逼自己做的清單，還是設計成讓自己可以相對簡單做到的清單呢？

結論

所以，一個有效的待辦清單，不是記住的清單。而是不斷過濾淘汰，反覆創造與設計後，幫助我們一步一步推進目標的清單。一個有效的待辦清單，不是「記下」要買牛奶，而是「選擇」做1個給家人驚喜的蛋糕，並且規畫好先從「列出蛋糕材料清單」開始，讓有價值的事情變得更簡單，變得可以開始去做。

你的待辦清單，是一個記住的清單，還是一個選擇的清單呢？我在自己的書籍與課程「Evernote 子彈時間管理系統」中，把列出待辦清單擺在最後一個步驟，正是因為那是層層過濾與設計後的選擇：

• 待辦清單，是過濾、淘汰後的選擇清單。
• 待辦清單，是聚焦目標後的創造清單。
• 待辦清單，是設計下一步行動，幫助自己更容易推進目標的清單。

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＊本文獲「電腦玩物站長 Esor」授權轉載，原文：[時間技客-26] 一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好

責任編輯：易佳蓉