替老闆交代任務，為何俏秘書OK、小助理卻被白眼？非關職位外表的職場溝通術

因為秘書珊珊出公差，經理把平日的交辦事項轉為交代櫃台助理小玲。

小玲的個性一向是使命必達，一見到跑完客戶剛回到公司的業務小吳，二話不說趕緊傳達經理的任務：「小吳，經理説請你把這份打樣與修正後的報價送到客戶那。」

小玲自認話說得溫和有禮貌，但是小吳那端的回話卻回得很不客氣：「厚～煩耶！」小吳沒好氣，一臉不悅表露無遺。

「奇怪耶！這是經理的意思，又不是我要他做的，有什麼好發我脾氣的。」公親變事主，小玲覺得莫名，默默在心裡嘀咕著：「八成是對經理敢怒不敢言，看我只是個櫃台助理，就把氣出在我身上。」

小玲左思右想愈發不對勁。

不對啊！平日見珊珊交待小吳有關經理的代辦事情，小吳都是回應的好聲好氣，也不見他大聲說話，怎麼今天就這麼不耐煩。「難道是因為珊珊是美女，而我是普女，就有這種差別待遇？！」 小玲心𥚃的小劇場，開始忿忿不平地猜測各種原因。

看到出公差回來的珊珊，小玲忍不住抓著她訴說小吳的惡行惡狀，直嚷一樣都是經理的交付任務，由美女、普女傳達待遇差這麼多，根本就是職場的外貌霸凌嘛！

「小吳平常不會這樣的！一定是哪裡有了問題。」珊珊開始像福爾摩斯般地推敲問題出在哪裡。

珊珊：你是不是在小吳一回到辦公室，馬上交辦他事項？

小玲：當然！經理的交待，我可延誤不得。一看到小吳從電梯口走出來，我馬上把他攔住，將事情跟他說得明明白白，一刻也沒有耽誤到。

珊珊：你跟小吳溝通時，是不是開門見山直接交辦任務？

小玲：沒錯！我廢話不多說，把經理要求的什麼東西送到哪個客戶那裡的要求，說得清清楚楚，一字不漏。

「我知道問題出在哪裏了。」珊珊指直指小吳的不開心事出有囚，分析小玲的溝通問題。

交辦事項也講究天時地利

小吳才拜訪完客戶頂著艷陽天回來，人都還沒進辦公室、屁股還沒坐到位子上，還在氣喘吁吁的同時，又接收到新工作，有誰會開心得起來。

除非是天塌下來的急事，否則交代事情不差這10分鐘的時間。交辦事項不是愈快愈有效果，也不是愈早交代就愈早完成。有時候，緩一緩，在適當的時候再佈達，更能驅動他人全力以赴，反而會收到更好的成效。

掌握人和溝通更見成效

小吳忙了一上午，甫回到辦公室見到同事，沒有任何問候，迎接他的劈頭第一句就是緊接而來的新任務，想必想裝出笑臉都裝不出來吧。

如果小玲見到小吳，先是閒聊二句，了解一下天氣、交通狀況，表達適度的關心，等到氣氛緩和再委以新工作，情況也許就會不同。

雖說同事之間未必一定要有朋友情誼，但是如果公事上的往來能多帶點人情當潤滑劑，協調溝通會更順暢。

上述二個溝通技巧並沒有難度，卻容易被省略遺忘，下次開口交付任務前，多想一想，就能不踩溝通的地雷，避免成為職埸顧人怨。

責任編輯：李頤欣