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天天加班，卻不知道自己在忙什麼？用1張表，對付你的「時間小偷」

《圖表思考整理魔法，把複雜的事變簡單》／商業周刊出版

撰文者：商業周刊

商周讀書會 2023/04/26

總是被不重要的事情影響而分心，究竟該怎麼做才能消除那些有損績效的無意義任務呢？法蘭西斯的職業生涯是近年來商界最成功的故事之一。

法蘭西斯十幾歲時迷上了阿諾史瓦辛格的舉重影片，18歲時，他注意到市場上很難找到一件能展示他肌肉的襯衫，因此他把T恤撕成背心，並在上面印上商標——一條舉槓鈴的大白鯊。

2012年，法蘭西斯創立了Gymshark，銷售襯衫。由於很受健身網紅歡迎，粉絲們很快就開始詢問這些衣服是在哪裡買的。到2021年，Gymshark每年銷售兩千萬件商品，價值超過10億英鎊。

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然而，在這段時期的大部分時間裡，法蘭西斯並不是公司的執行長。這是因為法蘭西斯決定——停止做那些對團隊不利的事。

只專注於自己擅長的事：「減法工作學」

這要從Gymshark招聘了兩名高階同事說起。史蒂夫．休伊特（Steve Hewitt）是一位比法蘭西斯大近20歲的商人，他加入Gymshark擔任董事總經理，並改變了公司的營運；保羅．理查森（Paul Richardson）則就任董事長，「他真的在考慮商業結構，」法蘭西斯說。這兩人讓他領悟到：「他們在我不擅長的事情上很出色」所以法蘭西斯做了一件激進的事。2017年，法蘭西斯將執行長一職轉交給休伊特，他則專注於喜歡的事情上。

他的決定為他贏得了巨大的讚譽，法蘭西斯入選富比士「30位30歲以下精英榜」（Forbes 30 Under 30），並在2020年獲得英國最佳企業家獎。

我們能從法蘭西斯的決定學到什麼？

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首先，好的領導者不要求絕對的控制，他們會授權，有時甚至會放棄權力。法蘭西斯曾說：「你需要把自我放一邊，確保業務永遠是第一位，讓每個職位上最強大的人都在這些職位上。」

其次，我們應該專注於擅長的事。就法蘭西斯而言，讓休伊特擔任執行長，「讓我可以專注於我擅長的事，也讓史蒂夫可以專注於他擅長的事——把業務放在首位，讓業務更快地增長，」他如此說道。

2021年夏天，法蘭西斯決定重新擔任Gymshark執行長，但這一次他準備好了。這一切都是因為他在四年前後退了一步，這個過程讓他得以反思、學習和進步。這一切都取決於知道什麼時候該放棄。

動手畫不要做清單

填寫說明：這個練習提供了實用的方法，可以省去那些無關緊要的任務。它的靈感來自當代管理大師詹姆．柯林斯（Jim Collins）所說的「停止做清單」。

※ 步驟1

把過去一週裡你所完成的所有事情都寫下來，重點放在耗時超過一個小時的任務上，並將結果填入❶重點工作事項欄。

※ 步驟2

接下來，仔細瀏覽這份清單，為它打分數，看看它與你的目標有多吻合，越吻合者分數越高——或者，更好的是，給你的BHAG（Big, Hairy and Audacious Goals，宏偉、艱難和大膽的目標）打個分數，接著把分數填入❷欄位。

這些分數可以構成你「停止做」清單的基礎，然後你可以根據評分將任務分成三類。

※ 步驟3

檢查「停止做」清單裡各項工作，依據分數不同分成以下三類：

．1～3分：停下來。如果一項任務對你的目標沒有任何幫助，問問自己是否可以停止做它。你真的應該再刷你的Instagram嗎？

．4～7分：委託他人。如果一項任務不可避免，但顯然對你的目標沒有幫助，試著找出是否有辦法將它從你的待辦事項列表中刪除。你能把它委派給團隊的其他成員嗎？或者，如果你在企業工作，你能把任務委外嗎？

．8～10分：專注於它。如果一項任務在這上面，它應該占據你大部分的工作時間。有沒有辦法把這些工作安排到你的輪值表中，比如說，每週抽出時間來做這些工作？

※ 步驟4

有時會有例外，例如有些任務既毫無意義又無法避免，可以將這些任務填入❸「例外事項」欄位，但這些任務執行的順序可以排在重要事項之後。

不要做清單 (來源：《圖表思考整理魔法，把複雜的事變簡單》／商業周刊)

一張表趕走你的時間小偷

書祐是忙碌的上班族，但他很有抱負，希望在工作的同時持續進修，因此打算報考母校的在職專班，拿一個碩士學位。

上網查了考試資料後，書祐很有衝勁的把所有參考書都買齊，打算利用下班時間唸書。但說起來容易做起來難，真開始要唸書時，書祐這才發現他常因為上班時間處理不完公事，導致下班後還得常常抽時間在家加班。這樣，該怎麼圓夢呢？

書祐認為，自己上班時浪費許多時間處理無意義的事，因此與其列待辦清單，不如列一個「不要做清單」，好好斷、捨、離瑣碎的雜事，為自己節省出寶貴的時間唸書。

首先，訂下一個目標，書祐的目標是「讓工作更有效率」，接著回想過去一週每天上班做的大小瑣事，將任何花費自己超過一小時的事項，通通寫入❶重點工作事項欄位中。
為這些事項評分，越能幫助自己提升工作效率的事項分數越高，並將這些分數列入❷分數欄中。

仔細回想上班時花最多時間處理的事，書祐才驚覺自己花了許多時間在「分心」上，例如三不五時滑一下手機、查看Line訊息，寫不出報告時就會點開新聞網瀏覽新聞，或是看個Instagram、臉書、YouTube影片，連去茶水間泡個咖啡都可以花上半小時。

為這些事項評分後，書祐將1至3分的事項列為「停止做」事項。他發現手機是導致自己分心的罪惡淵藪，因此一上班，就把手機鎖在抽屜裡，直到下班才拿出來。雖然Line的訊息也讓書祐花了不少時間回覆，但由於公司主管會在Line上交代任務，Line也是與同事聯繫的必要管道，因此書祐無法不使用Line，但他將Line傳訊這件事列在❸例外事項中，這樣就能時時提醒自己除了公務外，上班不要用Line與朋友聊私事。