Email開頭寫Dear Sir or Madam，其實很沒禮貌？

很多時候我們受他人寄來的email影響，將錯誤的用法一傳十、十傳百，許多過時的句子，也因為看多了習以為常。儘管過時的句子文法正確，但外國人讀起來，就像我們在日常書信中，突然讀到文言文一樣不自然。

一起來看幾個例子：

1.Dear Sir or Madam,

"Dear Sir or Madam"看起來很正式、又有禮貌，實際卻不然。這表示在寫信前，收信人是誰、職稱是什麼，寄信人都沒做功課。

2.To Whom It May Concern,

不管認不認識收件人，寫email都不要用"To whom it may concern"，這聽起來就像「有關的人請聽好」，既沒禮貌又沒誠意。萬一真的無法得知對方是誰，至少查詢對方的部門或職稱。例如：

• 寫求職信時，可以寫：Dear Hiring Manager,（親愛的人資部經理：）
• 寫給客服部門，可以用：Dear Customer Service Team,（親愛的客服部團隊：）

如果沒有任何資訊，可以用"Greetings"，就像中文裡的「您好」。

3.hope this email finds you well.

這是舊式商業書信裡常出現的開場白，意思是「希望您收到此email時身體健康」，相當於常見或常用的「收信好」、「收信安康」。但這樣制式的問候，很容易被歸類成垃圾郵件。

"I hope this email finds you well."這種問候並不適用於個人化的問候，因為就像陌生開發信、求職信一樣，收件者是你不認識的人。那麼個人化的問候用哪一句？以下幾句提供參考：

• I hope you are doing well.（希望你近來安好。）
• I hope you are having a productive week.（希望你度過充實的一週。）
• I hope you are having a great day.（希望你有美好的一天。）
• I hope you have enjoyed your recent holidays.（希望你度過了愉快的假期。）
• It's a pleasure having to connect with you again.（很高興與你再次聯繫。）

更多替代說法，也可以搜尋“I hope this email finds you well.”。

4.Enclosed please find…

以前寄信要封口，所以常用enclosed這個字，現在的email更常用attached（附件）。"Attached please find…"也顯得拗口，口語一點較好，例如：

• Please have a look at the attached resume.（請查看附件中的履歷。）
• I have attached our company profile for you.（為您附上我們公司的簡介。）
  

5.Yours sincerely／Yours faithfully

在正式的信件結尾處，像是公文，會用"Yours sincerely"（您誠摯的）與"Yours faithfully"（您忠誠的），相當於中文正式書信結尾處常用的「謹啟」。在知道收信人名字的情況下，結尾用"Yours sincerely"；不知道對方名字，才用"Yours faithfully"作結尾。

一般商業往來，會用較輕鬆的寫法，例如：

• Regards（致上問候）
• Best regards（致上最好的問候）
• Kind regards（致上親切的問候）
• Warm regards（致上溫暖的問候）

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：易佳蓉