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幾張投影片才OK?
drz
許多定期要做簡報的商務人士常問我:「我的簡報需要多少張投影片?」
會問這個問題的人,通常希望得到以下答案:「20分鐘的簡報大概要10張投影片。」或是「你應該每講兩分鐘就配一張投影片。」
如果每一場簡報都一樣,那麼,上述答案就成立。但既然每場簡報都不同,關於一場簡報需要多少張投影片這個問題,就不是很恰當。重點是你想在這場簡報中達成什麼?以及有沒有最佳策略可以幫助實現這個目標?一旦策略清楚,你才開始需要擔心投影片的數量問題。
我用一些例子來說明。最近,我完成一個一整天的企業組織研討會,你覺得在這場簡報中,我需要多少張投影片?
只有兩張。
在解釋過每個關鍵點後,每個參與的成員都要進行討論,並且想出他們自己的解決方案。以下是我的兩張投影片:
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在另一場研討會中,我訓練學員練習進行簡報。我要求把我以下準備的11張投影片當作簡報內容,並且要在三分鐘內說完。他們都做到了──而且非常喜歡這個體驗。
這兩個例子告訴我們什麼?在第一個訓練企業組織的例子中,我的聽眾需要了解如何建立一個好的團隊,他們不需要「資訊」,他們需要「技巧」;技巧需要練習,而練習需要時間。
第二個「在時間內完成簡報」的例子,底下聽眾需要的是「資訊」,而不是技巧的建立,所以簡報者必須很有效率地提供聽眾簡單、清楚且重要的訊息。
永遠都是簡報目的決定投影片張數的多寡,當你有疑慮的時候,想一下,「少即是多」就對了。
五分鐘學簡報
台北市美國商會的教育及培訓委員會主席,超過20年演講簡報的經驗,用快速易懂的方式,每週五分鐘,提昇你的簡報能力。
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