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一份讓老闆秒懂重點的「進度報告」怎麼寫?
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職場 | 職場修練

一份讓老闆秒懂重點的「進度報告」怎麼寫?

一份讓老闆秒懂重點的「進度報告」怎麼寫?
進度報告不是讓老闆知道哪裡完成,而是知道那些未完成的部分有什麼需要注意的地方。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:文心藍
摘要
  1. 主管仰賴下屬提出業務上有哪些「應該做」、甚至是「做更多」的部分。找到之所以現在「還沒做」的癥結,有效動員、集結各方資源,好讓團隊可以「做更多」。
  2. 團隊管理,應著眼於「增量」:我們還有什麼沒做好?不過分強調「存量」:我們已經做好什麼。
  3. 想要升遷、被老闆重用,關鍵永遠在於,你「打算做」、「再多做」什麼,以幫助團隊的前進與突破。

蔓緹是我剛入社會時的主管,頂著詩情畫意的名字,肩上扛的是連男子漢都甘拜下風的業績數字。雖然免不了遇上逆風前行、壓力山大的時刻,但蔓緹開明的管理風格,始終不改,和每一位部屬,都能維持著既親近、也坦率的良好互動。

唯獨有一樣,蔓緹的行事標準,嚴苛得令人發寒。尤其是每周進度的1 on 1會議。我剛入部門時,便有耳聞她在此事上十分「難搞」,隨時要有承受劇烈衝擊的準備。但我一直不以為意,心想,我也不是第一次碰到對細節錙銖必較的老闆,應該不至於脆弱到一擊即倒。

一開始,蔓緹對我很禮遇,可能是看在我初來乍到,給我一個月的蜜月期暖暖身。從第二個月開始,我才真正見識到她不同凡響的功力。我交上去的進度表格,發還回來時,總是跟著密密麻麻的一堆追蹤修訂,裡面標註的疑問,大局細節都兼顧:有的牽涉到專案進行的因果邏輯、有的追溯起成本和效益之間的性價比。她預期得到回覆的時間點,還壓得又快又急。

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蔓緹和奉行微型管理(Micro management)的主管有很大的差異,她不著眼於蠅頭小事的執行,反而關切基礎方針與戰略,是如何被推導而來。使得長期習於埋頭苦幹、不知其所以然的我,常被拷問得無力招架。 

報告,是讓主管知道哪些事情需要投入資源

疲於奔命的到了第三個月,蔓緹在某個傍晚,把我叫進她的辦公室。在此之前,我才收到她雷霆萬鈞的回信,「妳都來幾個月了,手邊的事情,怎麼還一問三不知!妳的這些進度,不叫進度!」

我滿懷委屈,甚麼叫一問三不知?我該做的、該交代的,一樣沒怠慢,頂多有點邏輯不通、手腳不夠俐落而已。

進了門,我發現椅子上還多坐了一個人。是和我同部門的艾文,腦子與效率都高人一等,是蔓緹的頭號愛將。咦,這是怎麼回事?

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蔓緹示意我坐下,同時叮囑艾文把電腦裡的檔案打開,「妳來看一下,艾文的進度報告,和妳的有甚麼不同?」

我強忍著奇恥大辱的感受,緊抿著下唇,用力看著相同格式的進度報告,心裡不斷吶喊:哪會有甚麼不同?進度報告不就是Progress status(現況陳述)、Next step(接續行動)、Due day(完成日期)嗎?

但,再定睛一看,果然不大一樣。我的報告大多是記述事項完成,如A和B已處理;艾文的報告,更凸顯尚待完成的項目,也花了相對的篇幅,解釋為何進度不如預期、發生了哪些問題、預計如何克服,甚至有哪些地方,需要蔓緹怎樣出手援助。

啊,我好像有點懂了。

管理偌大的團隊,每天日理萬機,蔓緹關切的,不是我們每天「已經做」的流水帳,這就是我們的本份。她更仰賴我們,能提出業務上有哪些「應該做」、甚至是「做更多」的部分。找到之所以現在「還沒做」的癥結,有效動員、集結各方資源,好讓團隊可以「做更多」。

這個從1 on 1地獄修煉而來的技巧,幫助我有驚無險的渡過好幾段職涯煉獄期。不明究理的人,說我是殷勤乖甜,殊不知殷勤乖甜,無法駛得萬年船,不如保持機警乖覺,方能長治久安。

又過了幾年,我在《世界是平的,大腦是皺的》一書中,看到很類似蔓緹管理哲學的觀點,「著眼於「增量」:我們還有什麼沒做好?不過分強調「存量」:我們已經做好什麼。」不禁會心一笑。

當然,向上管理,適時秀戰功,我認為還是很必要的,只是,可以調整一下展示順序,把對於現局的觀察、拓局的謀略,放在報告開頭。久而久之,即使戰功沒那麼快到位,在老闆心目中,你早已立於不敗之地。

請記得,進度呈報的重點,不是你「已經做」了什麼,好讓團隊安然度過。關鍵永遠在於,你「打算做」、「再多做」什麼,以幫助團隊的前進與突破。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤


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文心藍
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職場裡的人類圖

資深傳播人,準人類圖分析師。在公關行業謀生,歷經代理商、客戶主,本土與外商的職場修羅,遍遊消費、電信、醫療、遊戲、保健等產業江湖。

江湖之外,仍未忘情作家夢,以文心藍為筆名,出版首本著作「不辜負自己,就是最好的人生」。並於中年後半,以實踐人類圖開展全新支線,期待結合所學所見,刻劃職場遊歷作為借鑒,鼓舞每位工作者,忠於本我、適得其所。

粉專:職場裡的人類圖(https://reurl.cc/edR52M

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