五步驟做一場成功的簡報

上週你知道根據我們的研究報告，有超過7成的商業簡報都無法為聽眾創造價值。而本週，我要和你分享用如何五個步驟來做一場成功的簡報。

假設你邀請我去聽你的簡報，那為什麼我應該停下我手邊的工作去參加你的簡報？回答這個問題就是第一步；搞清楚你的聽眾想要從你簡報中得到什麼，然後準備好這些內容。

但如果你事先不認識這些人，你怎麼知道他們想要什麼？比如說我不認識各位讀者，我該如何得知你想要什麼？在開始寫專欄前，我問自己兩個問題，

1.我已經公開做簡報了20年，我是如何準備的？
2.我該如何簡化這些複雜的過程，然後讓讀者可以從我的經驗中獲益。

於是我寫了一些筆記，然後把我的想法整理安排讓你可以跟我一步步做。

第二步則是打造你自己的簡報檔。使用影片、照片或是圖表而不只是文字來說明你的想法。為什麼我要去聽一個主講者只是朗讀簡報檔上文字的簡報？你會想去嗎？

第三步是要好好的準備來解釋你的想法。排練排練再排練，直到你完全熟悉你要講的東西。很多人會跳過這個步驟，認為這樣比較省時。是嗎？你會去一場表演者都沒有排練過的音樂會嗎？觀眾不會喜歡沒有事先準備的演講者。練習是成功簡報的關鍵。

第四步，當你正式開始簡報時，你是要和你的觀眾對話，而不是念書給他們，也不是對他們上課。想想那些你喜歡且信任的人，他們並沒有在對你上課，他們是在跟你聊天。

一場成功的簡報感覺就像是一次愉快的聊天對話，想辦法讓你的簡報也是這樣。

當你在說明一個新想法時，要記得給範例。要適時的停下來並且問問題，如「這有道理嗎？」或是「你知道我在說什麼嗎？」把你的訊息和你觀眾的生活和工作連在一起。告訴他們這個想法對他們有什麼幫助。如果你能夠做到這些，他們就會很專心，而你需要他們專心你才能夠成功把你想講的說清楚。

最後一步則是要讓你的簡報結束後可以造成明確的行動。想想你為什麼要做簡報，你想要讓你的聽眾聽完之後做些什麼對吧？你想要他們做什麼？在你下一次簡報前，問你自己「在我的簡報後，我希望我的聽眾做什麼？」不要假設他們會自動去做，你要想辦法提醒他們去做。

如何提醒他們？就像這篇專欄一樣，你如果你覺得這五個步驟有道理，那下次你要做簡報時記得要試試看。你的聽眾會很讚賞你，而因為他們的讚賞，你會感到開心。我已經照這個五個步驟做了20年，相信我，如果我可以做到，那你也可以。

作者簡介_William Zyzo

William Zyzo是台北市美國商會的教育及培訓委員會主席，也是ZnA Training Solutions訓練課程的教學總監。他公司專門協助增進台灣跨國公司高階主管的簡報能力。他在台灣有超過20年訓練和教學經驗，12本商業溝通書籍的主要作者，包含暢銷書「POWERFUL Presentations」