職場 | 職場修練
簡報如何說明相關性？
看看變身前和變身後的簡報圖，你有辦法在五分鐘內完成變身嗎？
想像一下你開了一家顧問公司。你公司提供給客戶的專案時程從一周到六個月都有。你是老闆，你發現雖然你的業務越來越多，但是你似乎賺得比以前少，你的報價並沒有改變，所以你想要知道發生什麼事。
你要求你的助理分析專案時程、預估成本和實際成本三者的關聯性。在分析完這三項因素後，她發現你的公司低估了你的專案成本。
但是當她做了「變身前」的簡報表時，很難看清楚這項資訊，所以你要求她把這個簡報表送給Dr.Z來變身改造。沒問題，在這個部落格中，我們就來用四步驟幫你變身。用對標、用對圖、正確級距和畫重點。
第一步是決定標題。本例中，你在變身前的圖表中會注意到多數專案的成本比預估高了20%-40%。所以這就是我們的標題「我們多數專案成本比預估高出2-4成」，看看下面，是不是比較清楚？ 第二步是使用正確的圖表來傳達你的意思。
雖然PowerPoint提供了很多圖表選項，但不是每個圖表都適用。看一下下面三個圖表，你會發現在本例中，有種圖表適合表現關聯性，那就是XY散佈圖。所以要表現專案時程長度和成本估算關聯性最好的方式就是用XY散佈圖。
第三步是調整圖表的級距。Excel用來打造商業圖表是很強的工具，但它終究只是個軟體，無法幫我們決定我們要如何使用級距。看來原始的圖表是顯得有些太擁擠了，我們其實不太需要10%的說明線，所以我們做了點調整。
看看下圖，一樣的資訊，但是圖表看來就沒那麼擠了，對吧。
最後一步是劃個重點，讓這張圖表中的訊息更容易看見。Excel已經幫我們做了最困難的部份，判定係數讓我們知道成本估計和專案時程長度相關性達63%。 我們則用顏色來標記出多數專案成本都超過預估2-4成。這就是你透過四步驟變身之後得到的圖表。
做漂亮圖表四步驟延伸閱讀：
作者簡介_William Zyzo
William Zyzo是台北市美國商會的教育及培訓委員會主席，也是ZnA Training Solutions訓練課程的教學總監。他公司專門協助增進台灣跨國公司高階主管的簡報能力。他在台灣有超過20年訓練和教學經驗，12本商業溝通書籍的主要作者，包含暢銷書「POWERFUL Presentations」
相關文章
台北市美國商會的教育及培訓委員會主席，超過20年演講簡報的經驗，用快速易懂的方式，每週五分鐘，提昇你的簡報能力。
相關文章
