深受主管信任的員工，都會做這4件事：在別人問問題前，你已有準備

有位叫泰瑞的朋友最近對我訴苦，他說他在工作上老被主管挑剔，但卻不知道自己該從什麼地方改進。雖然成果的確不好，但他認為自己已經很努力了，很多問題其實都不是由他而起，所以他認為主管對他的批評有失公允。

我好奇問了一些細節，以及實際發生的狀況。聽完他的一一舉例之後，我給了他一句建議：「你應該要更『take initiative』一點。」但泰瑞當下一臉迷茫，我才發現他對何謂「Take initiative」*不甚了解。

（編按：take initiative翻譯成中文「採取主動」，無法準確傳達出這個詞彙的精髓。）

泰瑞以為，我就在叫他積極主動一點。於是他先唯唯諾諾的自以為聽得懂了，但我看得出來，他內心其實滿是疑問：「我明明也蠻主動的啊，我哪有很被動？」於是我對他說：「你認為『take initiative』是什麼意思？」果不其然，他當下的回答就是「不要被動」。

但光是這樣的回答，就可能會被許多老闆、主管認為缺乏initiative了。首先，這樣的回答只是回覆問題，但不是給出一個答案。即使主動就是不被動，但不要被動的意思是什麼？其實泰瑞沒有給出答案。

被動心態與主動心態的差異

Take initiative聽起來很淺顯易懂，但你知道在職場工作環境中，被動和主動的差別是什麼嗎？

以下4種常見的行為或心態，通常會被認為是被動：

1. 等到主管開口才行動。
2. 針對現況加以反應。
3. 等到問題發生才有行動。
4. 把重點放在自己做了什麼。

相對來說，主動心態就很不一樣：

1. 不等有人交代就會去做。
2. 針對未來有所準備和規劃。
3. 預先防範問題的發生。
4. 會把重點放在改善整體的工作環境，而不是先問是否與自己有關，更不會問自己有沒有非做不可。

看到這裡時，請再試著想想看，當你自己聽到「take initiative」這個詞時，在你腦海浮現的特質會是些什麼？

Take initiative的4個表現

具備「Take initiative」的人，通常具備以下3種特質：

1. 有系統、有組織。
2. 懂得掌握團隊中其他人的反應及感受。
3. 能夠進行全盤而長期的分析和規劃。

更具體來說，「Take initiative」要能做好以下4件事情：

1.預想問題

泰瑞對我說，他的主管經常嫌他反應太慢，開會時被臨時問到一個問題，他連回都不會回。「但我當時只是在思考要怎麼回覆！」他無辜的對我說。

其實，他都該預先思考，對方可能會問我什麼問題？然後再提前準備好答案。就像學生時代準備考試時要猜題一樣，你該賭的不是自己猜題的準確度，而是到底有沒有做好準備。

因此，最好的狀況是，你不但把會被問的題目都預想到了，還做好充分的準備。讓你好整以暇的回覆主管，並善用以下句型：「是的，接下來讓我從3個方向來說明⋯⋯」，顯現出你有系統、有組織的特質。

在簡明扼要的說明完後，別忘了再加上一句：「由於會議時間有限，我會後會再把資料整理給您，請問還有什麼指示呢？」

如果你根本難以掌握狀況，或當下沒有進度，被詢問時也不要慌張，因為最糟的就是被問到而說不出話來。

試著這樣說：「根據我目前的了解⋯⋯」，當然內容可能會很空洞，所以主管可能會不滿意。當主管明顯表現出不滿意、不耐煩時，也別刻意閃躲，或許下不切實際的承諾。

應該要抓住他願意開口講出指示的機會，馬上回應說：「是的，謝謝您的提醒，我接著馬上就會去辦！」很多主管寧可聽到「馬上去辦」，也好過聽到「沒辦法」這種掃興的回答。

2.提出方案

發現問題很重要，但公司更期待的是有人能主動跳出來解決問題。假如我們連一個解決方案都提不出來。或許該思考，自己是不是入錯行，自己對這家公司的價值到底何在。

你要培養提出解決方案的能力，而且最好能提出2～3個方案。只有一個方案是不夠的，那怕只是當備用，都更能證明你的價值。

如何提出不同方案呢？根據我的觀察，許多人即使在一家公司做了好幾年，還是不太清楚，從點子發想到執行之間，除了具體方法外，還需要注意什麼？

你一定證明你的方案經過嚴謹的分析，而非只是靈機一動。因此，你的想法要先經過以下3種分析：

1. 影響分析（Impact Analysis）
2. 風險分析（Risk Analysis）
3. 損益分析（Cost/Benefit Analysis）

簡單來說，你要列出各種方案的變數、風險會有哪些。即使你還只是個剛入門的菜鳥，使用這種方式會讓你展現出大將之風。

3.積極發聲

很多人在職場常犯的錯誤之一，就是認為自己明明有說，別人卻常常忽視他的意見。假如這種狀況一再發生，你應該問自己：為什麼別人都聽不進聽自己的意見？該如何改善這種狀況？光是問這些問題的，就是一種「Take initiative」的表現。

另一個可行的建議，就是設法讓自己說出正向的話。畢竟，工作已經很苦悶了，沒有人想要聽更多的問題和抱怨。

與其說「目前的市占率很低」，不如說「等待我們開發的市場空間還很大，我針對不同的市場區隔，分別有以下的建議作法」，這就是正面的積極發聲方式。

4.行動、行動、行動

你一定要找出具體的行動。如果一個問題分析到最後，卻得出束手無策的結論，只會讓主管覺得你毫無貢獻。

老闆常常會說：「不要給我那麼多理由和原因，告訴我接下來該做什麼。」這裡的重點不只有「做什麼」，還有「告訴」。公司要的是成效，而不是知道你花了多少時間、做了多少事。

假如無法保證成效，你就必須在「做什麼」之前，清楚「告訴」主管或合作的同事，你打算怎麼做、為何要這樣做、其他人如何配合。無法清楚交代一件事，其實就和毫無能力沒有太大的差別。更嚴重的是，因為交代不清楚，製造出更多問題，公司還得花額外的時間去收拾你的爛攤子。

最後總結：你該在意的其實不是主管或其他人的觀感，而是自己有沒有能力和意願，讓情況有所不同。假如你能讓自己成為一個「Take initiative」的人，你只會在職場上更吃香，也更有競爭力。

＊本文獲《一談就贏・鄭志豪的談判教室》同意同意授權轉載，原文：提升自己的職場價值，請從Take Initiative採取主動做起

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤