預想「需要多久時間」，竟是讓你工作做不完的元兇？

今天這篇文章，跟大家聊聊在《Shape Up》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念：「appetite」，他們稱呼為這是設定目標的胃口，我覺得也可以意譯為「時間邊界」。

《Shape Up》來自於知名專案管理工具「Basecamp」開發團隊，他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一（也撰寫過多本關於生產力的書籍），這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶，書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。

「appetite」這個概念，想說的是：「When shaping（書中定義為設定一個工作目標）, we focus less on estimates and more on our appetite.」這段話的意思是：當設定一個工作目標時，首先要關注的不是估計任務需要多少時間，而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的？我們想要花多少時間？這就是我們對於這個目標、專案、任務的「胃口（appetite）」。

就像這個隱喻的意思，當想要享受美食時，我們不會只是問美食有哪些，而是會先問：「今晚我的胃口有多大？」先知道自己可以有多少胃口，才決定自己要選擇什麼美食。如果反過來做，沒有節制地買了一堆美食，可能自己很容易就會吃得太撐。

先問自己胃口有多大？

應該先問自己胃口有多大。但是在平常的工作流程中，我們卻常常反過來做，當在設定自己生活中的目標，或是規劃工作上的專案時，只想到拚命去執行任務，只想到認真展開計畫，只是埋頭在估算有多少任務與需要多少時間，於是時間不斷延長，時間愈來愈不夠，事情卻無法做得更好。

我們可能會遇到想要完成一個目標或專案，但是做到一半發現嚴重超時，最後發現時程不夠，於是只好不了了之、半途放棄，或是草草結束。久而久之，很多時候我們想做一件事情，一開始就覺得可能時間不夠，於是根本不想開始，或是把時間不夠當作習以為常的放棄藉口。這時候，練習先設定好目標的「時間邊界（胃口）」，是一個有效的解決辦法。

我們應該要先問胃口有多大？

• 對這個目標來說，花多少時間是值得的？
• 我們實際上想要花多少時間完成這件事？
• 我們實際上可以花多少時間完成這件事？

雖然《Shape Up》這本書主要分享的是軟體開發流程的經驗，但是裡面的許多概念，其實跟一般工作的時間管理、人生的專案管理是互通的。而這個「胃口（appetite）」，或是可稱為「時間邊界」，正是對大多數人來說都很有啟發的概念之一。

固定時間邊界，設計可變方法：

什麼是設定「時間邊界（胃口）」的具體實踐呢？舉個例子：如果要寫一本書，不能只是想著慢慢寫，也不能是畫出完美計畫表，然後把時間全部累加起來。這樣做，往往最後要不就是永遠寫不完，要不就是時間大超時（當然也偶有例外）。而是先設定一個「時間邊界（胃口）」，一個想要看到階段性成果的時間。

例如接下來2個月比較有空檔，就用2個月當作看到草稿全部完成的「時間邊界（胃口）」。以「時間邊界（胃口）」為出發點，設計出可以產出成果的變通方法，設計2個月寫出草稿的方法，例如1個禮拜後列出目前可想到的大綱，1個月內把目前大綱錄成語音稿，第2個月把語音稿轉成文字版草稿並初步潤稿。

如果目標一開始就是展開計畫，那麼很有可能愈做愈挫折，愈做時間需要愈多。但是如果一開始就先把目標的「時間邊界（胃口）」設定出來，我知道我可以、我想要花多少時間來推進這個成果。接下來，我才知道這個目標中，哪些是值得留下的重要事情，哪些是可以取捨的次要事情，並且才能開始有意識的最佳化自己的行動步驟。

時間邊界必須先固定，然後達成目標的方法其實都是可以調整與最佳化的。

我記得自己在孩子剛剛誕生之初，就對設定「時間邊界（胃口）」有更深的體悟，就算再忙，只要我們懂得為自己設定邊界，那麼還是可以繼續推進有價值的事情。在「新手爸媽3個月時間管理心得：你有足夠時間完成更多想做的事」這篇文章中，我就提供了3個類似想法：

• 面對現實，你要「決定」真正要做的事。
• 你有空檔去做更多想做的事，但沒有時間去做所有想做的事。
• 最佳化你的行動步驟。

No-gos，明確設定出那些一定不要做的事情：

作為搭配，《Shape Up》書中還提到了另外1個關鍵的概念：「No-gos」，意思是明確的劃分出那些在專案、任務過程中，一定不要做、暫時不要做的事情。因為有了「時間邊界（胃口）」，那是無論如何我們想要達成，也是我們唯一能夠用來達成目標成果的界線，所以我們必須先排除「那些有可能讓時間延長的額外任務」。

例如：

• 目標中、專案中、任務裡，哪些想法要先放下、要先暫緩，放入排出清單。
• 我很想要研究很多生產力工具，但先聚焦在Evernote、Notion，先暫緩Roam Research的研究。
• 早起寫文章時，不能先看新聞（關閉新聞工具），應該直接開始寫作。
• 很喜歡看電影，但不能用Netflix（因為推薦與太多選擇，反而浪費時間），只能單獨購買影片。

在2017年時我分享過1篇：我的「不辦清單」：如何從不要做的犧牲，換回工作效率？，雖然時隔多年，但目前裡面大多數的原則，我現在依然實踐。

結論

《Shape Up》的開頭第一段話就非常觸動我：「You’ll often hear people say“execution is everything,”but that’s not quite right. （您會經常聽到人們說「執行就是一切」，但這並不完全正確。） 」如果只是埋頭去做，往往最後只會累到自己，但很可能還是覺得自己在原地打轉，一切似乎都是瞎忙。如果用時間不夠為藉口，那麼所有的事情其實永遠時間都不會夠。

但若是可以反過來，先問：「我想花多少時間？」「我可以花多少時間？」然後畫出「時間邊界（胃口）」，由此出發，去思考：所以我應該如何設定階段性成果？所以我可以如何設計變通的方法？所以我必須不做哪些事情？那麼，或許事情就會有不一樣的轉機。

有興趣的朋友，還可參考我的時間管理新書：《時間管理的30道難題》。或是參考我的時間管理相關課程。提供我的方法給大家參考。

＊延伸閱讀：

寫作加速法教學，解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸

新手爸媽3個月時間管理心得：你有足夠時間完成更多想做的事

我的「不辦清單」：如何從不要做的犧牲，換回工作效率？

＊本文獲「電腦玩物站長 Esor」授權轉載，原文：固定時間邊界：不是問工作需多久時間，先問我想花多少時間

責任編輯：易佳蓉