久久一次成果彙報，怎麼給老闆留下好印象？3 步驟，省時省力做好報告

有次在帶一個邏輯思考工作坊時，我讓大家練習一個問題：便利商店可以買到哪些飲料？

看似簡單的問題，其實做起來一點都不簡單；幾分鐘過去後，開始有人提出了問題。

「老師，這很多耶⋯⋯全部都要寫出來嗎？」
「有限定是哪一家便利商店嗎？」
「老師，請問酒算飲料嗎？」

除了這些，還有些千奇百怪的問題，但這都是思考的過程，一點也不奇怪！

「這裡泛指任何一家便利商店，當然，你們也可以自己假設。酒，當然也算是飲料的一種，如果對於飲料的定義有疑問，不妨利用手邊的資源查詢一下。」我簡要的回答了大家的問題。

「最後，你們當然可以全部都寫出來，但我想肯定寫不完；換作是你，也不想看到這麼冗長的清單吧？我希望各位用結構化的方式，簡明扼要的讓所有人知道便利商店可以買到哪些飲料？」我補充說明了期望看到的產出結果。

這考驗的不僅是如何有邏輯的思考，同時也包含如何有結構的表達。

先說結論：用樹狀圖來思考與表達。

其中有一組學員的成果挺不錯的，雖然沒有列舉所有的飲料，但也讓所有人一目了然大致上的飲料分類，以及原來冰品也算是「飲料」的範圍呢！（見圖3-2）

利用樹狀圖，就可以將想法結構化的呈現出來。這不是唯一的標準答案，還有其他不同的分類方式可以來呈現這個問題；不過，哪一種方式比較好，就值得好好思考了。

這張樹狀圖是如何歸納出來的？樹狀圖還能運用在哪些地方？接下來，讓我來告訴你。

樹狀圖，讓整體結構具體可見

樹狀圖（tree diagram）是一種將階層式的結構，以圖像化表現出來的一種方式，看起來就像一棵倒立的樹，因此得名。使用樹狀圖的目的，是為了去蕪存菁，將內容的關鍵元素建立起關聯，讓整體結構變得具體可見（見圖3-3）。

左邊是最典型的樹狀圖，最上方的是「根」，也就是資料內容的開頭，而下方展開來的是「葉」，彼此之間以線條連結表示關聯或因果性；有時基於閱讀性的考量，也會以右邊的形式呈現。

使用樹狀圖，是為了呈現結構化的內容，像是整理資訊的脈絡、找出問題的原因或解決對策，以及論點推論與歸納的過程。比方說，企業中的組織圖就是一種常見的樹狀圖，許多人習慣使用心智圖（或稱思維導圖）來整理筆記與想法，還有問題分析與解決中會使用到的魚骨圖，也都是樹狀圖的一種應用（見圖3-4）

3 個步驟，將資訊整理為樹狀圖

如何將一段文字內容的重點、或是構思發想的點子，整理成結構化的樹狀圖呢？

只要透過 3 個步驟：
① 萃取資訊：從內容擷取重點或蒐集想法。
② 歸納分類：依照元素之間的關聯進行分類。
③ 建立結構：整理成為樹狀圖。

舉例來說，下面這段文字可以根據 3 個步驟整理為樹狀圖（見圖3-5）。

首先，擷取出內容的關鍵字與重點，也就是「萃取資訊」，包括「優點」、「便宜」、「沒有錢的學生」、「迅速」、「行程緊湊沒有時間的商務人士」等（見圖3-6）。

其次，是將擷取出來的關鍵字或重點，依照關聯性來「歸納分類」，並且用線條表現聯結關係。最後，再將它們整理成樹狀圖的形式來「建立結構」。

不論是閱讀文章時想要整理重點與脈絡，或是開會時要將腦力激盪、創意發想的點子整理出具體的想法，都可以利用樹狀圖來呈現。

然而，萃取資訊到歸納分類是個很花時間的過程，有時候甚至需要反覆的嘗試才能找到適當的呈現方式。對於職場工作者來說，時常需要在時間壓力下，快速的整理出結構化的資料、或是組織出言之有據的表達內容，讓人一看就懂。

這個時候該怎麼辦？關鍵在於找到對的切入點。

提升速度與品質的關鍵：找到對的切入點

一般在產出樹狀圖的時候，會採取從原始內容中萃取資訊點，然後向上歸納的方式。但是，有經驗的高效思考者，會由找到切入點開始著手，然後往下展開思考的過程，不僅是速度快上許多，產出的樹狀圖也會有較高的品質（見圖3-7）。

舉例來說，在構思新產品的行銷策略時，我們可能會先集思廣益蒐集各種想法，像是產品規格、產品設計、廣告通路、價格定位、宣傳手法等等，然後再歸納分類、整理為結構化的策略樹狀圖。

但是有經驗的資深老手，可能會採取另外一種方式，很快想到從行銷4P切入。

將行銷策略從產品（Product）、價格（Price）、通路（Place）與推廣（Promotion）四個面向往下展開，逐一思考細項策略；或是分派團隊成員各自負責一個面向、再討論整合為一個完整的行銷策略（見圖3-8）。

如此一來，提升了效率、也能獲得較高的品質，思考得更周全。

書籍簡介

高產出的本事：用8種表達框架X4張圖X15分鐘， 文章、簡報，圖解一次到位，讓輸出成為你的優勢

作者： 劉奕酉

出版社：樂金文化

出版日期：2020/08/05

作者簡介

劉奕酉

擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域，在高科技產業任職超過十年，具有策略行銷與高階幕僚經驗，任職高階幕僚期間，為符合科技業對快速產出的需求，劉奕酉先生經常需要在短時間消化大量資訊，化為簡報與圖表，以便報告。不僅年讀百本書，各式文章與簡報的產出，更是信手捻來。

現為「簡報．簡單報」創辦人。曾於微軟旗下最大簡報分享網站SlideShare 獲得年度 Top 5 % 簡報者殊榮，於2017年成為知識型自雇者，專注在職人簡報、邏輯思考與商業思維的研究、培訓與顧問服務上，至今已累計百場以上培訓與演講，客戶包括微軟、松下、太古可口可樂、聯詠、微星、中信、富邦、國泰等知名外商與台灣百大企業。著有暢銷書《我用模組化簡報，解決99.9％的工作難題》

　▎臉書粉絲專頁　www.facebook.com/easypresentation
　▎ Medium　　　medium.com/@yiyou　
　▎ SlideShare　　www.slideshare.net/yiyou　

責任編輯：李頤欣