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報告10分鐘沒重點，總裁直接轟出門...一流員工都這樣報告，跟企管顧問學「3句總結法」

(來源：Dreamstime)

撰文者：蔣巍巍

精選書摘 2019/02/12

報告前，該如何整理自己的思緒呢？

◎情境

小王，28歲，是市場推廣專員。小王和小李同時任職市場部，一年後，小王發現自己總是在扮演吃力不討好的角色，雖然做了很多工作，卻得不到主管的賞識。舉例來說，每次他去找主管彙報工作，主管都會不耐煩地打斷他：「這點小事就不要找我彙報了，你自己不能解決嗎？」

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但是他不去找主管彙報工作時，主管又怒氣沖沖地找上他：「為什麼那件事你還不向我彙報？非要我問你才行嗎？」

小王還注意到，小李每次找主管彙報工作時，得到的都是誇獎。即使小李彙報的是很小的事，主管也會說：「很好，這樣的細節你都關注到了。」

某天，在小王又一次彙報不得法後，主管歎息著說：「你就是不會彙報重點。」

◎情境分析

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小王的彙報真的和小李一樣嗎？那為什麼小李總能得到主管的誇獎，小王只被評價為「分不清重點」？

在彙報工作時，小王和小李對彙報內容的判斷，對事件的重要性判斷以及能否對工作提出建設性意見，都有極大的不同。

很多人彙報工作時辭不達意，常常會被主管打斷：你到底想要表達什麼？

這就是因為抓不到彙報的重點。你要彙報工作，首先要做的就是從內容中擇取重點，然後有重點地彙報。

彙報的重點內容同時也是彙報的目的。如果你沒弄清楚自己彙報的目的，會使彙報的內容顯得混亂。

例如，向主管彙報工作方案，你的目的是要爭取方案通過，還是要闡述自己不成熟的方案並請求指導？如果是前者，你彙報時應該充分闡述自己方案的利弊，重在優勢環節；如果是後者，你彙報內容的重點則應該放在闡述不完善的地方。

◎不要讓潛意識主導你的語言

為什麼有的人不會溝通和報告？你的言語反映出你的內心，如果你還沒有想明白，又怎麼可能說得明白？

有人說：「我不知道該彙報什麼，我不擅長表達。」其實不擅長表達，歸根究柢而言是思考方式的問題。人若是先天思考缺乏條理，又沒有經過後天訓練，言語便可能呈現「意識流」，想到什麼說什麼，導致說話的內容顯得跳躍。

大腦思考的模式通常偏向關聯性，由A聯想到B，由B聯想到C。有一次，我和一個朋友出去吃午飯，他說：「我想想吃什麼啊。」剛說完這句話，他又說：「唉，那些人怎麼搞的啊！」

他沒有意識到自己說話的跳躍性，我覺得這件事很有意思，就詢問他的思路。他對我說，他的思路是中午要吃飯——上次吃的廣東菜還不錯——和誰吃的？和某個客戶吃的，雙方還簽了合同——簽合同後，現在因為對方的問題而延遲——他們怎麼搞的啊。這種跳躍性的思維反映到話中，就顯得毫無邏輯性。

要有意識地控制你說的內容，而不是讓表達隨著潛意識走。

◎確定表達的次序和邏輯

在向主管彙報的時候要分主次，不但要精鍊，還要能夠引起主管的興趣。你一定要知道，主管關注的是哪個工作、主管想先聽哪個工作。

我做管理工作的時候，每個月都會在總經理辦公會議上強調工作重點，一些聰明的部屬，就會先彙報我強調的內容。

．強調緊急的。
．強調重要的。
．強調和主管利益關係密切的。
．強調主管關心的。

按照時間順序彙報：舉例來說，當你彙報業務時，你可以先總結本季度的表現，再分析當前遇到的機遇和挑戰，總結要點，最後對下一季度進行展望，闡述需要改進的地方。

按照影響力排序彙報：先說影響重大的因素，然後說次要的。

按照溝通對象的關心程度彙報：先說溝通對象關心的問題，再拋出其他問題。

我所在的公司曾經做過一個訓練。先設計一個很難彙報的題目，然後使用電梯練習彙報，電梯從1樓到14樓，要求主管在這個時間內把題目內容彙報清楚。這個方式能夠充分訓練主管的彙報能力。

任何能力都是訓練出來的。你也可以採取「限時一分鐘彙報」的方式，訓練自己的彙報能力。

善用「3句總結法」，主管就能秒懂你要的

◎情境

某公司市場部經理向總裁彙報工作。他進入總裁辦公室後，開始彙報近期的工作情況和計畫方案，說了大約10分鐘，仍然沒有說到重點。

總裁開始還耐著性子聽，後來突然指著門說：「出去！你先想好要說什麼再來。」

經理面紅耳赤，默默退出辦公室。他冷靜了半天，仍然非常惱火：為什麼才說10分鐘總裁就生氣了？為什麼他不願意聽我彙報？難道我彙報的內容不重要嗎？

後來在公司例會上，總裁發言：「你們知道每天有多少人找我彙報工作嗎？我上周統計了一下，合計116次。這是什麼概念？如果每個人都彙報10分鐘，那每週我聽彙報就要聽1160分鐘，等於19個小時，平均每天3.87小時。如果每個人彙報工作用20分鐘，那我每週聽彙報就要花費2320分鐘，等於38小時，平均到5個工作日，就是每天7.7小時。」

「每天我的法定工作時間才8小時，我卻要花費7.7小時聽你們彙報。因此每個人來找我彙報前，要先想好要說什麼、說的重點是什麼，想好怎麼用精簡的語言、簡單的方式彙報清楚。如果你做不到3分鐘內說清楚重點，做不到簡明扼要，就不要進我的門。我沒有時間處理你們那些廢話連篇的問題！」

經理聽完，羞愧得無地自容。

◎情境分析

很多人抱怨主管總是沒有耐心聽自己說話，事實上，通常領導者的職位級別越高，對部屬彙報工作的水準要求就越高。

案例中的經理自認為他只花總裁一點時間，結果總裁就發火了。但是從總裁的角度想一想：有多少人找他彙報？如果每個人都耽誤他20分鐘，一週就被耽誤38個小時。每個部屬浪費一點時間，累積到領導者那裡，就浪費大量的時間。因此，當你向上彙報工作時，一定要把效率放在第一位。

◎學會簡明扼要地彙報，就是幫你的主管節省時間、創造效益

彙報工作時，簡明扼要地彙報不僅是一種能力，也是一種心態上的追求。彙報內容是你要彙報什麼，簡明扼要是你應該怎樣彙報。

我們上學時都學過「總分總」：先總結，再分別描述，最後再總結。

彙報的結果最重要，追求彙報過程可能會使你說起來沒完沒了。要學會把你彙報的內容歸納出一、二、三來。可以這樣對主管說：「我要彙報三項工作：第一項是……，第二項是……，第三項是……」，然後觀察主管的神情，主管在聽哪件事時表現得比較專注，你就著重彙報哪個內容。

有人說：我不會總結。沒關係，有幾種簡單的方法，可以幫你總結彙報。

◎方法1 三點邏輯：學會分層次彙報，濃縮的才是精華

三點邏輯的精髓在於總結和歸類，三種方法、三個方面、三個工作……，把內容分成三塊來闡述，就是三點邏輯。

在公司會議上，總經理提出下一個年度公司業績要增長30％的目標，讓大家說說如何實現。問到王經理時，王經理略微思索了一下：提升業績→業績由什麼決定→市場、人力、行銷，所以提升業績的三個關鍵在於開發市場、提升業務員的業務水準和加強行銷力道。

於是王經理說：「我認為公司要提升業績，有三塊內容要加強：第一，現有市場不足，我們應該在鞏固現有市場的基礎上開發新市場；第二，培訓並加強業務員的工作方式和業務水準；第三，加強行銷的力道。」

總經理點點頭，說：「對，那我們現在就分別討論以下三個問題。」

任何事都可以總結成三點，你在說話、彙報，甚至思考時，都應該有意識地訓練自己，用三點來說話、彙報和思考。

◎方法2 收益邏輯：價值描述

要彙報好處、收益或價值，不要彙報無關緊要的細節。

◎方法3 彙報結果，不要刻意彙報過程

有些人在向主管彙報工作時，總愛彙報一些無關緊要的過程，他認為這些過程能夠體現出他的努力工作，但是主管對這些其實不感興趣。

如果主管不問你，你就不要刻意彙報細節。在向主管彙報時，盡量少說廢話，要盡量在短時間內完成。

◎方法4 按時間邏輯迅速整理思路

在工作中，我們常用到時間邏輯。過去、現在、未來是時間邏輯的精髓所在。

某次，學員小C在外地出差時接到總經理的電話。一般情況下，他這個級別的員工不會與總經理接觸，這次會接到總經理打來的電話，可能是因為總經理對這個項目格外重視。

總經理在電話裡問：「項目A進行得如何？」

小C立刻感到緊張，因為專案A之前一直處於擱淺狀態，這兩天才重啟。擱淺的原因十分複雜，絕不是一兩句話就能描述清楚。但是總經理顯然沒有時間聽這些。

如果小C說「專案A的情況我現在沒辦法說清楚，這兩天已經在進行了」，總經理肯定大怒，甚至可能使他的工作不保。

而且電話和面談不一樣，沒有人喜歡在電話裡聽別人長篇大論地解釋。

這時小C該如何彙報呢？他使用時間邏輯，用三句話說清楚：「總經理，這個項目是這樣的：之前出了一些小差錯，導致項目停止，在兩週前我們特地找客戶開過會，共識是協商出一個大家都滿意的方案；目前，我們公司已經制訂出一個不錯的方案並發給客戶，等待他們的回覆；等我向您彙報完，我立刻致電對方，詢問他們對目前方案的意見。」

總經理聽了，滿意地說：「你先別催，等他們主動給你回覆。你一收到回覆，就把情況立刻彙報給我。」

小C掛了電話，才發現自己竟然嚇出一身冷汗。

小C的應對非常巧妙。第一句話說明過去時間，第二句話解釋現在時間，第三句話則是闡述未來時間。仔細分析他這三句話，沒有什麼實際內容，專案可以說沒有實質性的進展，但是他用三句話總結現狀，用過去、現在、未來的時間邏輯來分析，巧妙地完成自己的彙報。

◎能夠展開的彙報才是成功的

你的彙報內容要能夠引起主管的討論興趣。當你向主管彙報工作的時候，先說1、2、3點，然後主管會說：「你彙報的第×點我很感興趣，你詳細說明一下。」

這時你再詳細彙報，與主管展開討論，這種彙報才是成功的。