職場 「以終為始」怎麼做？從《黑白大廚》學5個專案管理技巧 我沒想到的是，除了學習到不少烹飪技巧，我還能將自己在科技業學到的生產管理和專案管理經驗，與烹飪結合，應用到朋友來家裡用餐的過程... 2024.10.09
職場 老闆丟出不切實際的想法，如何拒絕又皆大歡喜？ 想勸退老闆突然丟出的計畫，該怎麼辦？ 旺季來臨，人手已經不足，沒想到老闆還要求加辦一場耗費人力的活動，而且對生意根本沒幫助。即使員工們勇敢的向老闆建議不要舉辦，仍無法勸退他，該怎麼辦？ 這不僅浪費人力，旺季檔期更重要的工作也會被拖延，但不執行，每週又會被老闆追問進度。如果你遇到這種情況，建議你從老闆的心態出發，找出更好的做法。 找到老闆心態轉變的根源 突然冒出來的計畫，往往不是老闆自己想到的。想一想以下幾個問題： 這個計畫能解決老闆心中的什麼問題？ 老闆會焦慮這個問題的原因是什麼？ 引起老闆做出不理性決策的焦慮是什麼？ 什麼原因讓老闆做出不理性的決策？連下屬的建議都聽不進去 可能原因像是老闆被顧問、導師刺激出新想法，或是業績被同業超車，或企業形象被批評。仔細探究，總能找出老闆心中的焦慮。 同事A在勸退老闆失敗後，轉而用恭敬的態度詢問老闆，為什麼一定要在這個時間點舉辦活動？ 老闆回答：「我最近聽說同業C公司舉辦這個新媒體的活動，得到很多新客戶，營收也增加了，開拓市場非常有效，我們真的要跟上才行。」 原來是老闆擔心落後同業C公司的焦慮，若沒有跟上就會「輸」，老闆不喜歡輸的感覺。 安撫老闆的3種做法 找到老闆的焦慮與堅持的原因後，可以採取以下的應對方法： 1.提出其他更好的方案 即使你不想浪費時間做白工，也別忽略老闆的焦慮與壓力。 從老闆焦慮的源頭找出替代方案，提出增加業績的對策。當老闆的焦慮有更好的方案得以解決，重點就不再是執行老闆突然丟出來的計畫，而是有沒有更好的方案，可以同時解決老闆的焦慮，並且完成原本的重要工作。 2.向老闆說明現況 明確告知老闆旺季的資源分配情況，這個做法是暗示老闆目前人力吃緊。因為老闆有時會忘記現況，需要人把他拉回實際面。 3.讓老闆抒發焦慮 向老闆說教、講道理是沒有用的。最好的方法是聆聽、做筆記，讓老闆盡情抒發他的想法，然後確認你聽到的重點，是否是他想表達的。 要不要執行是一回事，但聆聽這一段不可少，試著了解老闆想做計畫的細節是什麼。不論結果如何，至少你在這個過程中也能多了解老闆一些，這有助於你未來與老闆的溝通和協作。 老闆肯定比你在意業績，因此當他的焦慮無法被抒發時，就會嘗試找新方法。但老闆不在第一線工作，因此對於什麼才是有效的對策與手段，不如實務經驗豐富的你熟悉。 所以試著耐心聆聽，找出焦慮的源頭，對症下藥，找出共識和最佳解方，你和老闆的合作關係將會更加穩固。你也能為同事們擋掉不合理的工作要求，這樣對任何人都是好事。 下次又遇到同樣情況時，與其跟老闆爭論或消極抵抗，不妨試試積極聆聽老闆，找出更好的解決方案吧！ 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2024.09.14
職場 在職場遇到未知事件，高手的反應是？ 中階領導者必須掌握適應能力，因為組織中層充滿了變數和不確定性。組織的優先事項經常變化（包括各項任務爭相占用你的時間和精力），下達的指示、方針、目標一直變動，市場環境也不斷變化，而這些僅是當中的幾項變數。 你必須效法雙節巴士中可伸縮延展的部位，讓巴士的固定結構能有所變通，同時確保前後車廂朝同一方向行進。培養適應力並不容易，但請記住，出色的適應力主要來自於3種彈性。 首先是智識彈性，而這就需要做到下列幾點：常保開放心態、採納新數據並得出相應結論、將注意力快速切換於全局和細節、以創新手法解決問題、善用靈活的學習能力。 接著是情緒彈性。具體來說，面對變動的情境不可過於情緒化，以至於拖累自己的表現，而在情況變得不利時更是得保持韌性。 最後，想培養適應力還需要性格彈性。你必須接納變遷，要有積極樂觀的心態，並且願意改變工作風格或方式，也要有信心臨機應變、多方嘗試新做法，又或者迅速切換方針。 以下是快速增進智識彈性、情緒彈性和性格彈性最有效的方法。 1.落實50／50原則 面對需要適應力的情境，請把50％的心力和行動用於務實考量，另外50％放在事項的可能性。 務實考量會逼著你面對現實，聚焦於解決問題（於是能一點一滴向前推進），而關注事項的可能性則讓你保有合適心態，將浮現的種種情境視為契機。當然，50％再加上50％就是100％，意味著你沒有心理餘裕悲觀消極或妄自菲薄，二者都會減損適應能力。 請把情境變化看成是為你而變，而不是要針對你。如果真有什麼會受變化的情境損害的話，就只能是你的受害者心態，而這種心態對於具備適應能力的中階領導者一點用處都沒有。 身為領導者，我要改進的地方還很多。但有一點可以說是強項，亦即視情況迅速改變走向。我把這一點歸功於運用50／50原則，以及在有必要的時候能很快改變舊有做法。 我不會墨守成規，也不會糾結於改變所帶來的痛苦——我只會將心力與時間投入到務實心態，並考量事項的可能性。 我意識到，在需要展現適應能力的時刻，只要對自己設定高標準並且過程中保持自信，就能培養出韌性，這樣將來在需求調整時也會更容易應對。 2.用「OAR」克服因情況不明朗而產生的焦慮 這套方法是我在馬克．鮑爾（Mark Power）的協力下發展出來的。 鮑爾是佛教宗教師（Buddhist chaplain），和我一樣任教於印第安納大學凱萊商學院企業主管教育課程。他的專長是因應不明朗局面所觸發的不安及調適需求。 在局面不明朗下，你只需要做到這幾件事： 觀察不明朗的局面（Observe the uncertainty）。 別過度反應（don’t Overreact to it）。 承認局面確實不明朗（Acknowledge its presence）。 別因為訊息不足就採納錯誤資訊和種種設想，試圖以此掌控局面（don’t Attempt to control it by filling the unknown with misinformation and assumptions）。 認清世事終究無常（Recognize that impermanence is inevitable），萬物固存只是空幻，萬象流變才是實情。 樂於接受不明朗局面所激發的好處（Revel in the benefits uncertainty spurs），比如創意、韌性、靈活性。 請你自己實踐這套強大的方法，並分享給其他職員。 3.尋覓更好的第三條路 重點在願意制訂多種解決問題的方案。通常，我們只制訂兩種方案，然後選擇較滿意的一種，但這多半不容易，因為不管哪一種都涉及重大取捨。 這時候，你得大步向前，尋找更好的第三種選項，降低各層面的利弊取捨。寶僑（PG）執行長大衛．泰勒（David Taylor）就認為這項適應力技能是他縱橫商場的一大關鍵。 4.具備實驗精神 就適應力而言，嘗試新做法像是在練跑，你一邊自我調節，一邊奔跑向前。你越在自己的部門鼓勵採取新做法，就越能滋養實驗精神，也會讓整個組織更有調適能力。 例如，親身嘗試不同的職場角色——你可以推動新事務，或者接觸不熟悉的情境；然後與團隊討論你的體驗和學習，這些都有助於促進適應能力的培養。 5.強化預測能力 當你有所準備、資訊充足，能預測局面發展，就比較容易因應變遷立即調整。所以，務必掌握業界趨勢。請將時間投注於情境規劃，設想該如何應對可能遭遇的重大業務難關。 在情境規劃時，必須組成一個多元的專家團隊，推演競爭者面對預想到的挑戰時，也許會（或也許不會）採行哪些因應模式，以及將如何反制你的反制手段。對每一種可能的情境都得擬訂具體行動方針，還得預先獲得行動批准，以便在緊要關頭閃電出擊。 例如，我任職於寶僑時，多次參與商品價格調漲或推出新產品前的情境規劃。我們組成團隊，設想出競爭者各式各樣的反應情境。這麼一來，不論競爭者最終有何反應，我們都做好了準備，進而提升了公司的適應力。 6.落實內部學習規劃 若欲養成適應力，學習機會至關重要，因為它能夠讓人透過學習來實踐探索未知領域的能力，接受外在刺激，擴展知識基礎，在日後採取各種行動時有更充分的參考資訊，而這些因素都是適應力所需的。 所以，促成學習環境至關緊要，值得你全力以赴，擬訂具體學習規劃。請從按照這項基本原則開始：70％的學習應來自日常工作實務，20％來自他人（包含教練指導），10％來自正式培訓（例如，參加業界研討會或培訓課程）。 現在你需要曉得的是，擬訂「學習提示」是規劃學習時一項強有力做法。 南加州大學一項研究追蹤了企業領導者的學習規劃成果，可用來說明我的觀點。這些領導者每2週都會以一條「學習提示」來詢問新晉升的主管：「在我們上一次研討完之後，你做了些什麼，又從中學到了什麼？」 而主管們很快就全心全意投入於自我成長，因為他們知道上級會詢問進展，也會對他們的學習成效之高刮目相看。你可以運用同樣的方法，讓部屬感受到你期待他們有所學習與成長，再加上對學習過程的耐性和同理心（並容忍部屬犯錯），你就會看到適應力開花結果。 ＊本文摘選自方言文化《老闆信任你，部屬相挺、客戶支持的「三明治主管全局思維」》 {DS_BOX_37600} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2024.06.20
