職場 如何當好會議、聚會主辦人？權威感比慷慨大方更有效 我的客戶或朋友在主辦聚會時，有時會在聚會中掌控全局，他們直覺反應通常是做一下就好，在一開始討論議程或帶頭討論團體常規，又或是帶大家了解團體指令。然後，他們就覺得可以功成身退了。當完「主持人」之後，他們可以再回去扮演賓客的角色。 但只在聚會一開始展現主持人權威，效果就跟只有在年輕時做做運動一樣。光設定聚會目的、方向和基本規範並不夠，這些事情都需要持續執行。而且如果你不做，會有其他人乘隙而入，把他們的目的、方向、規則加在其他與會者上。 我曾參加一個聚會，這位主辦人滿重視聚會目的。她讓賓客圍著桌子，然後請大家猜猜彼此的職業，藉此讓賓客熟悉彼此。她先向大家解釋如何進行，然後眼見遊戲開始上軌道，賓客們看似都更自在了，這時主人便起身去準備晚餐。 她應該覺得任務已達成，現在聚會處於自動導航模式，不需要插手了。她其實只是走開一點點，但她的暫離造成的心理距離大於實質距離，因為她的注意力已轉換到其他事物。 其中一位客人或許發現了主人離席的空隙或本來就有這個習慣，他開始把注意力轉移到自己身上。本來1個人只能猜1次，但這個人開始違反遊戲規則卻又沒人阻止，當被猜的人揭曉自己的工作後，他又開始繼續追問。 主人放棄權力（雖然原因完全可以理解）之際，讓覬覦王位的人有乘隙而入的機會。因為這位奪權者，我們花了40分鐘只猜了2個人的職業，完全沒辦法讓遊戲繼續下去。 當主人開始了遊戲後便離開，沒有人能接續執行規則，或確保機會均等。在這個例子中，「有人」願意執行點「什麼」，有位客人願意執行自己的想法，剩下的人就什麼都不用做，讓他主持就好。但他錯了。 很多時候，當主持人沒有在聚會中持續展現權威，往往會發生如當晚的情況：很多賓客最後都因此惱怒。後來有人站出來建議大家不要玩了，聊天就好；建議不錯，但有人表示這不公平，因為有人完全沒有被介紹到；而主人後來回到座位後，還是表現得很低調；我們整晚都在玩那個遊戲，大家一整晚都在抱怨。 客人們愛用發牢騷做為武器，藉此抱怨主人沒有好好帶領並保護他們。所以請切記，如果你想要讓大家用特定的方式聚會，要強力執行；如果失敗了，要及時解救你的客人。 下次辦活動時，如果你想放棄主人的權力，就算只有一點點，請記得檢視你的動機。你為什麼想要放手？如果是因為後勤方面的事，可以找人接手，對方一定更願意暫時代理主人，也不願被人掌控一整晚。但你之所以會想放手，往往有更深層的原因：你騙自己是慷慨大方，其實只是出自一種不情願的心情。 沒認真檢視聚會背後的「原因」，容易一下子就選擇複製陳腔濫調的聚會形式。 主辦人並不是只有在都是陌生人的晚餐派對中才會放棄他們的權力。我曾為一間公司提供諮詢，他們當時為每季的會議所苦，原因正是大家誤解了慷慨大方的定義。 在無人同意下，3小時的會議拉長成7個小時的馬拉松。原本一開始都設定好了議程，但當高層實際聚在一起後，議程卻全被拋諸腦後。最後變成討論1、2個主題，有少部分的人有興趣，願意支持討論，而剩下的人則興趣缺缺，連抗議都懶得抗議。 表面上，有一位高層應該要負責主持，問題是這間公司的核心價值為平等。在大部分會議中，這位負責主持的高層會先簡述該次會議議程，然後就像前述的主人一樣，他希望接下來的能進入自動導航狀態。 會議可能先從某議題開始，但總有人突然想討論某個議題，主持人為表現慷慨，便不會硬照原議程進行；其他人也不會說什麼，部分原因是覺得大家是平等的，沒資格說什麼。就這樣，每位與會者都抱著沮喪心情離開會議，沒做出重要決定，也沒推動任何進度。 雖然主持人告訴自己這是慷慨大方的主持方式，但他其實只是在自我保護。他內心覺得雖然開完會對大家沒什麼幫助，但他挺身而出更積極主持，對他也沒什麼好處。在沒人執行會議程序的狀況下，會議開始被非正式權力主導：年資、專業領域成就、個人性格等。 你的放任式做法真的對賓客好嗎？沒有議程的會議，真能幫助到年輕的分析師嗎？你的「想跟誰聊就跟誰聊」做法，對那些比較安靜的賓客有幫助嗎？教師會議的無編排座位真能幫助到第一次來參加的老師嗎？他們會不會最後總是一起擠在桌子的最末端？ 在辦好聚會的過程，很重要的一點是能自在面對並使用你的權力。如果你要參加聚會，那就好好參加；如果你要主辦聚會，那就好好主持。 一場聚會成功與否的指標之一，就是一開始主人與賓客的連結遠勝過賓客彼此，但到了聚會結尾，關係則反過來，賓客彼此間有了更多的連結。 理論上沒有人會反對讓賓客彼此連結。但重點在於你是否願意適時運用權威，創造這些連結，是否願意冒點風險讓自己做得有點過頭、甚至惹惱一些人，以強化賓客間的連結？ 一個明確、大膽又有意義的聚會目的，最重要的要素是「明確」。越明確聚焦，越能鼓勵與會者參與。 我曾在農場協助1場為期1天的會議。會議主題是草飼牛的未來，與會者有牧場經營者、農夫、投資人、超市、廚師、消費者權益倡導者。彼此互不認識，且背後動機截然不同。 主辦單位在一天的會議中規畫了滿滿的座談、演講、產業最新資訊分享等等內容。我們知道，要讓這群人覺得大家是一個團體的關鍵，是要建立他們對社群的認同感。 所以我的目標是要讓每個與會者都有機會和在場至少4分之3的人透過小組形式好好聊聊。我想到的做法是在演講結束後，請大家移動到別桌。有點麻煩，且大家通常都不想收拾東西再移動。儘管如此，我們還是決定這樣做。 為創造連結，我須承受部分人的抱怨。但未來的他們回頭看，會很開心認識了新的人，會很驚訝能與不同的人建立連結。我必須主動對抗當下的他們。 一天下來，會議氣氛一點都不暴躁，甚至有點歡樂。在會議中聽了很多關於產業的技術性資訊，但也沒有為了遵循議程而犧牲掉彼此連結的機會。 這故事告訴我們，連結不會無中生有。你想要創造出怎樣的連結，就要依此去規畫聚會。我想再次強調，不需要精心複雜的安排就能做到。 {DS_BOX_35049} ... 2023.03.09
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