職場 主管的小分神，會變下屬的大恐懼！降低誤會成本第一步：專心 聽別人說話時思緒容易飄走；明明在做一件事，心中卻想著另外一件事；明明需要專心工作，卻常忍不住看手機⋯⋯，如果以上描述符合你的狀況，你可能有「分心症候群」。 朋友與我分享一篇報導：某飾品品牌招募門市店員，除了開出高於市場行情的薪資條件，也提出相應的要求，例如上班時要專心，即使店內沒客人也禁止滑手機、使用其他分散注意力的3C產品，或跟朋友聊天等分心行為。 朋友說，「專心的成本好高喔！」，對此，我回答道：「分心的成本，更高！」 畢竟當門市店員上班時分心玩手機、聊天、做無關於公務的事情時，等於抽離自己的心神，而對周遭空間的敏感度、對客人的觀察力、應對的反應力下降，有許多潛在商機就是這麼流失的；更別提店員常在玩手機，長期下來也會影響品牌形象。 專心誠可貴，分心價更高。其實不只是門市店員，不論是什麼工作，只要能夠減少分心，對效率與效能一定會有顯著的幫助。 至於，要如何從分心快速回到專心狀態？我在課程中常帶領學員做這個練習，你也可以試試看：每當察覺自己有分心的跡象時，深呼吸，動一動自己的手指頭、腳趾頭，告訴自己「我現在正在⋯⋯」，就能快速的讓自己回到專心於當下。 不過，每個人難免有真的難以專心的時候，這時又要如何處理？我們可以把專心的情況分為兩種，並用不同的策略應對，兩種情況分別是：「沒能力專心」與「沒意願專心」。 1.沒能力專心：與其掩飾不如坦承 沒能力專心，原因可能是生理上的問題，如身體不舒服、太累、血糖太低等；也可能是心理的，例如心中正被其他事情佔據。 就拿我自己為例吧。有一次，我正在進行簡報的最後修改，準備30分鐘後上台演講，此時同事剛好過來跟我回報另一個專案的進度。其實他報告的內容都在我們的期待之內，所以當時我認為只需要用餘力來聽就好了，因此，一面修改著簡報內容、一面聽他講。 然而，當同事報告完轉身離開，我的眼角餘光瞥見他從眼神、表情、肢體語言透露出沮喪的訊息。 演講結束後，我找了這位同事來聊，才發現他以為我不重視這個專案。我連忙說明「這個專案做得很好，你講的我也有聽到，只是當時在趕簡報，所以表情看起來沒有很專心。」這才解開了他心中的誤會。 這件事讓我明瞭：當我用「餘力」做一件事的時候，是需要讓對方知道的。 往後，我與同事對話如果有類似狀況，總是會說：「你繼續講，我有在聽。」而若同事跟我討論的內容，已超過我用餘力可以處理的範圍、需要我全神貫注，但當下並沒有辦法立刻空出全部心神時，我也會告訴他說：「這件事情我想專心聽你說，等我5分鐘把手上的事處理完再找你好嗎？」 2.沒意願專心：為自己設定上限 有時候我們分心，不是因為不能，而是因為不想。例如，覺得對方講話空洞、一再重複相同話題，但卻不得不聽，思緒就常會在聽的過程中漸漸飄走。然而放空、心不在焉的微表情，看在對方眼中，會覺得「你看起來沒有聽進去，那我就要更講得更用力」。這，就是溝通的惡性循環。 對此狀況，有一個很簡單的解方：為自己設定一個時間上限（如10分鐘），且告訴對方「我們聊個10分鐘吧」，並且在這段時間內完全專心聆聽對方。 你會發現，你投資的10分鐘看似「浪費」，事實上卻是報酬率最高的方式。因為當對方感受到已經被你聽到了、關注到了，就不需要繼續加碼，而你也就可以獲得清靜。比起心不在焉的聽，這顯然是更省心省力的方式！ 當你學會方法，讓自己從無意識的分心，到有意識的專心，就能有效的提升工作效率、溝通效能與關係品質。願以上這些簡單而有效的做法，能陪伴你從分心回到專心，更充實的體驗生活每一刻。 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2024.04.26
職場 大主管小員工都要學：被指派過多工作，比拒絕更高明的回應 即使你決定了今天工作時有哪些事「不做」，仍可能遇到不得不做的情況。尤其是在容易受外部因素影響的上班時間，我們常會因為突然被塞工作，不得不「臨時加班」。 如果是自己錯估工作量或發生緊急情況，因此不得不加班，還比較容易看得開。但若是遇到臨時插進來的工作，我們就會鬱悶的想：「這種『臨時加班』真的有意義嗎？」卻又無法說出自己的想法，也不知該如何交涉，最後只好摸摸鼻子答應，取消跟朋友的見面約定。一邊工作、一邊生著悶氣想：「為什麼我非得在這時候做這件事不可？」「都是那個人害的！」 相信不少人都有過這類經驗，「真的有必要加這個班嗎？」在我們產生這種懷疑時，如果可以瀟灑的說：「沒必要的班，我不加！」然後扭頭就走，那該有多好？但現實中我們當然不可能這麼做。 尤其企業高層中，確實仍存在著無法接受員工拒絕加班的人，他們潛在的想法是： 「越是拿不出成果的人，越喜歡把『工作與生活的平衡』掛在嘴邊，一味主張自己的權利。」 「有些人很想在工作上有貢獻，卻也覺得不加班、擁有自己的生活很重要。關於提升技能，只有公司會付錢的活動才願意參加。不管別人再怎麼加班，自己都會準點離開⋯⋯這種人的能力都特別差，真是受夠了。」 「那些比爛主義者都是堅持不加班的人。」 有時候，越是靠沒日沒夜的工作，才建立起今日地位的人，越會有這類想法。即使表面上不說，他們內心深處還是會這麼想。 在職場上，經常會產生「重視工作，還是重視生活」的對立意見，無法決定孰是孰非。但公司畢竟是透過團隊工作而搭建的組織。站在反對「工作與生活平衡」的人面前，要如何一邊避開他們的批判，一邊貫徹自己的主張，就得看個人的真功夫了。 不想讓人覺得你是「比爛主義者」，就必須滿足以下2項條件。 培養出正確的評估能力、預見能力。 正確的表達出如果接下新工作，那麼手邊的其他工作會發生什麼變化。 能否明確的說「NO」，不是取決於一個人的角色地位，而是取決於一個人有無自信。如果對自己評估工作的能力與判斷力擁有專業自信的話，我們就能毫不畏懼的向對方說出自己的想法： 「停止手邊正在進行的工作，從頭開始做這件事的話，就會發生這種情況，即使這樣也沒關係嗎？」 「如果發生這種狀況的話就不妙了，所以我會先把您委派的這部分工作趕緊處理完畢，至於其他部分，應該可以等到明天再做吧？」 充滿自信的表達，接下新工作後，將會對原本預定的工作造成什麼變化、這種變化是好是壞？若是壞事該如何將衝擊降到最小，那麼就能在一定程度上避開加班。 為此，先掌握自己手上的工作，可分成哪些小項目，並估算出需要多少工時。只要能明確講出接受「臨時加班」後，會使什麼工作發生什麼變化，那麼我們就不會再因為突如其來的工作委派而滿腹委屈了。 當我們確實將工作所需的時間「可視化」，並重新加以安排時，就會具備自信與話語權。這麼一來，就不必再默默的接下所有委派工作，沒完沒了的加班。 若只是把焦點放在「我不知道怎麼拒絕」，我們就會傾向於學習「交涉技術」或「積極溝通」。在那之前，我們更該加強的是自身對工作的評估能力。 首先，有意識的為自己進行工作評估，包括「自己平常會花多少時間在什麼事情上？」「負荷過量時會出現什麼負面影響？」等。 接著，當他人委派「臨時工作」時，問自己以下3個問題。透過自問自答，能讓我們對自己該如何向對方表達意見進行模擬。 接下這項工作，是否會排擠到現在手上的工作？ 如果會的話，會在哪些部分造成多大的工作延遲？ 為了避免該項工作延遲，自己能做到的最佳解決方法是什麼？ 就算剛開始沒辦法立刻想出來，也不必氣餒。不屈不撓的持續練習，未來就能不加思索的說出口，與對方交涉。 {DS_BOX_36089} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2023.09.13
