Tips 1＞「三色一框」行事曆管理法
如果兒童劇團團長趙自強持續把歡樂帶給大小朋友，同時要面對劇團經營管理，每天穿梭在不同平台、不同角色，他怎麼做到？
他在行事曆上採用「三色一框」的管理法（見下圖），就是透過顏色來分辨事情的大小、重要性、輕重緩急，他說。如果當天有外出行程，助理會把錄影、與外部單位開會時間盡量一氣呵成，不浪費交通時間。有了三色一框提醒，他每天離開劇團前，只要看一眼上面有幾種顏色，心裡對明天事情輕重緩急就一目瞭然。
此外，這幾年他也利用手機的App，追蹤每一個專案最新發展。「我們會為目前進行中的每個專案開一個App群組，所有參與的人員，會把新的動態或注意事項放上去，讓大家都看得到，」他說。
一個人的行事曆執行起來很簡單，但一群人的行事曆怎麼管理就是學問。現在他會把劇團的年度行事曆寫在公司一進門的大看板。如果有15個製作，就有15個專案管理負責人，隨時透過App了解進度。
除了三色一框及App管理，劇團的營運逐漸上軌道，他也提醒自己保有「留白」。
「行事曆是規畫該做的事，但不應該把每天的行事曆全部填滿，因為規畫不就是為了想省下更多時間，把時間用在更值得浪費的事情上面？」他說。
與一般主管把行事曆排滿不同，他通常在會議與會議之間，或是劇本寫作的片段，空下1 – 2 個小時，到附近的舊書攤、公園，甚至什麼都不想就是逛逛、發呆。「有一次我利用會議之間的空檔到附近走走，不知不覺間走到一排矮房子旁，屋前楊柳被風輕輕吹起，一位滿臉白鬍鬚的老先生迎面走來，看了我一眼，當下我以為回到六、七○年代的從中獲得靈感，寫下《你在對我眨眼睛嗎？》劇本。
趙自強知道，劇團透過管理可讓運作上軌道，但若過分強調SOP（標準作業流程）就會失去感動，故事與生命需要「意外」才會動人。他善用方法換得「留白」時間，成為創作持續下去的動力來源。
Tips 2＞20分鐘能完成的事，立刻做
「人生有些事，要超出自己能力去做，比如：夢想、工作、還有買房，」
電視財經節目主持人陳斐娟在她寫的《膽小存錢，不如勇敢賺錢》中分享，「最好是像踮腳尖摘蘋果那樣，得踮起來一下才摘得到，不是隨手即可捻來，這樣我們的能力才會在無形中成長。」
法律系畢業的她，為了跨入自己有興趣的財經領域，先進投顧業當敲門磚，再轉戰電視台跑財經。敢做夢，她在小記者階段就替自己設下了當主播的目標，最後做上財經節目主持人而開始走紅。
偷學阿娟的時間管理術，就能變出更多贏過別人的時間。
「有個定律我特別抄下來：帕金森定律，」她解釋，工作會隨時間自己膨脹，當一個人可用的時間越長，處理事情也會越慢。所以20分鐘內能處理的事一定要立刻辦。舉例來說，立刻打電話、立刻聯絡，「所有朋友都不知道，他們每天早上接到我的簡訊，都是在馬桶上回的。」
她建議，不要認為沒關係，可以等會做，其實，立刻辦只要花30秒或1分鐘，就能立刻delete（刪除）掉該待辦事項。
她還有厲害的一招：分割睡眠，讓自己每天比別人多3小時。「你是需要才睡，不累為什麼要躺在床上？」意思是，想辦法練習縮短完整睡眠時間，所以阿娟會把精力全用盡才上床，讓自己立刻睡著，再利用通車、等人或化妝等瑣碎時間補眠。「只要當過我同事的人都知道，我在化妝的時候，就是我睡覺的時候，他們都知道我屁股一坐下來數到Do、Re、Mi就睡著了，」她就這樣不斷練習切割睡眠，充電後又精力充沛。
Tips 3＞1天只花1小時集中處理e-mail
每天早上8:30，
台大工管系專任教授朱文儀踏進研究室，接下來的一個小時，她只專心做一件事，那就是打開電腦，逐一接收並回覆上百封的電子郵件。
「所有談時間管理的書都提到，上班第1個小時，最好別把時間浪費在收信，我恰好相反，」本身是管理學教授的朱文儀解釋，「但對我來說，這是最有效率的時間管理方式！」
違背時間管理的通則，卻是得應付教學、研究、行政等繁重學校工作，回家還要教養一對雙胞胎的朱文儀認為，理想的開工模式關鍵在於，剛進辦公室的這一小時，她開啟電子信箱，把需要和外界溝通的時間，統統都壓縮在這一小時內，其他的23個小時，則一概不看信、回信。
朱文儀認為，現代人最大的時間殺手，便是時時刻刻都會介入生活的科技產品。例如隨時能上網的智慧型手機，常讓人們因突如其來的一通電話、一封郵件或一則即時通訊訊息起舞，打亂了眼前原本正在進行中的工作，讓人不知不覺的便交出時間主導權。
也因此，朱文儀離開辦公室後，便刻意讓自己和網路絕緣，不但家裡沒有裝設網路線，也超過10年不用手機，即便和家人、友人溝通，亦是如此。
維持這樣的溝通模式，很多人覺得不可思議，認為她一定常漏掉重要訊息。朱文儀接下系主任兼商研所長工作時，同事也打賭，這回她一定逃不過得使用手機，但事實證明，每天的工作還是運作順暢，「我24小時內一定回信，從沒有人抱怨找不到我！」
不為氾濫的資訊所役，成為時間的主人，便不會常感心力交瘁，「對大量消耗腦力的工作者來說，有快樂的情緒，也才能激發出好的創意。」她分享。
Tips 4＞每月2天「空白日」補進度
35歲離開職場，擺脫證券商「朝五晚九」的操盤人生，
財經部落客黃國華不僅把「創作寫書」當成企業般經營，對自己的部落格「總幹事耕讀筆記」也相當用心維護。
「但用心維護並不是就要時常『黏』在網路上」他說。過去，為了回應讀友留言，每天會占去他2 - 3小時，時間變得很零碎。後來調整為減少上網時間，並且降低回答頻率，不再一一回覆。但如果大多數讀友都提出類似的疑問時，他則會選擇在那幾天，寫一篇相關的文章放上部落格，讓大家觀念更清楚。一段時間後，他發現雖然不直接回答讀友的提問，但瀏覽人次不減反增。關鍵就在，他管理了多數網友的期待，反而得到「深海魚型」的網友支持。
對於自由工作者來說，自己就是自己的老闆，行事曆的重點不在於排得有多周延，而在於本身有多少執行力，「凡事不拖過今天」、「先求有、再求好」是他落實執行力的原則。
如果發現隔天的事情太多，黃國華會要求自己超前進度。甚至每晚就寢前，若看見今天行事曆上的事情沒做完，他會做完才去睡。
「就算當天的靈感很差，但我已經規定這一天自己的新書進度要寫1,000字，我就是會把1,000字先寫好，之後等精神較好、比較有靈感時再調整。」
黃國華要求自己，行事曆中計畫的事「只能提前不能延後」，因此若是突然有臨時要事，恐耽誤到隔天行事曆規畫的進度，他會把隔天的工作往前挪。他不追求完美，因為他認為大部分的事情都有補救修正的機會。當然，他也懂得適度拒絕他人不必要的邀約，以避免自己的時間被突如其來的臨時邀請和請託破局。這些原則，讓他每年行事曆，能有9成以上的高達成率。
當然，行事曆的排定也非硬邦邦的一塊鐵板，為提高達成率，他每月空出2 - 3天，做為「空白日」，以防碰到不可抗力因素延誤計畫時，還可利用這幾天來補，避免因進度一再落後，最後放棄整個計畫。
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