【摘錄1】前言:請享用「那隻青蛙」!
活在這個時代真好!當今世界充滿前所未有的可能性與機會,讓你能完成更多的目標。事實上,你正泅泳於眾多選擇中,這種情形可能是人類史上前所未見。你能從事的美好事情太多了,因此,從中做出決定、選出目標的能力,成為決定你一生成就的重要關鍵。
做出選擇的必要性
假如你和多數現代人一樣,想做的太多,卻苦於時間太少,為此感到心力交瘁。在你拚命追趕進度的同時,新的工作和責任又像是潮水般洶湧而來,一波又一波。你永遠無法做完所有該做的事,永遠趕不上進度,甚至在許多工作和責任上總是落後。
基於這個理由,也許相較以往更重要的是,要如何在每個時刻選出最重要工作,並迅速、確實完成的能力。比起其他特質或技能,具備這個能力,會對你的成就造成更大影響。
一位養成設定清楚的優先順序、快速完成重要工作的泛泛之輩,更勝只是空談、只會擬定美好計畫,卻鮮少執行完成任務的天才。
關於那隻「青蛙」的由來
知名美國作家馬克.吐溫(Mark Twain)曾經說過:「假如你每天早上的第一件事,就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利。因為你很清楚,這可能是一天中最糟糕的事情了。」
所謂的「青蛙」是指對你而言,最重大、最重要的工作。也就是如果你不採取行動,就最容易拖延的工作;它同時也是目前對你的生活和成果,會產生最大積極影響的工作。
吃青蛙守則一:
如果你必須吃掉兩隻青蛙,就先吃比較醜的那隻。
換句話說,如果你當下有兩件重要工作必須做,那就從最大、最難,也最重要的那個工作開始。提醒自己立刻開始,並且堅持到底,直到完成之後,再做其他工作。
抗拒先做比較簡單工作的誘惑,並把這件事視為一項「考驗」,當成是一項個人挑戰。如果你有許多工作要做,那就要不斷提醒自己,你每天所要做的重要決定之一,就是確定哪些工作必須即刻處理,或者稍後再做。
吃青蛙守則二:
如果你得生吃一隻青蛙,坐著看那隻青蛙再久,都是沒有意義的。
你必須培養先「吃掉青蛙」,再處理其他工作的習慣,而且別花太多時間猶豫不決。因為培養先處理重要工作的習慣,就是達到高水平表現與生產力的關鍵。
別說了,直接採取行動
在針對收入高且升遷快的族群研究中,一再印證,「行動導向」是這些人在工作上最明顯且一致的特質。
成功、有效率的人,就是那些立即處理重要工作,且能約束自己意志堅定、專注工作,直到完成為止的人。
當今組織中最大的問題之一,就是「執行不力」。許多人分不清「苦勞」及「功勞」,他們不斷高談闊論,開一堆永無止盡的會議,訂定美好的計畫,但到頭來卻沒人執行落實,無法達成當初所要求的結果。
培養成功者的習慣
人生與事業的成就,取決於你長期以來所養成的各種習慣。而訂定優先順序、克服拖延、執行最重要工作的習慣,是一種關乎身體與心理的技能。所幸這種習慣可以透過練習與重複來學習,一而再,再而三,直到它在你的潛意識中扎根,成為你的固定行為模式為止。一旦成為習慣,便會變得自動又容易做到了。
養成這種執行並完成重要工作的習慣,會為你帶來立即且持續的回饋。每個人在心理與情緒上,生來就會因完成工作而獲得正面積極的感覺,你會因此感到快樂,覺得自己是個贏家。
每當你完成一項工作,無論事情大小或重要性,都會感受到一股活力、熱忱與自信。當你所要完成的工作越重要,也會對自己與周遭的世界感覺更滿意、更有信心,且更有影響力。
培養「積極上癮」
當你完成重要工作時,會觸發大腦釋出腦內啡(Endorphins)。這些腦內啡能讓你獲得一種自然的「快感」。在成功完成任何工作後所產生的腦內啡,會讓你覺得更有創造力與自信。
在所謂的成功祕訣中有一項很重要,那就是你其實可以對腦內啡及其引發高度清明、自信與能力感「積極上癮」(Positive Addiction)。一旦迷上這種「癮頭」,你的潛意識會不斷以完成重要工作與計畫的方式,來規劃自己的人生,並且以非常積極的心態沉溺在成就與貢獻之中。
要享受美好人生、擁有成功事業,以及對自己感到滿意,其中一個關鍵就是要養成開始並完成重要工作的習慣。當你養成這個習慣後,這種行為本身就會產生一種力量,你將會發現,完成重要任務比不完成重要任務更容易。
朋友,練習就對了
有個故事是這樣的,有個人在紐約街頭攔住一位音樂家,請教對方要如何才能到卡內基表演廳演出,這位音樂家回答他:「練習,朋友,練習就對了。」
練習,是熟練各項技能的關鍵。而你的心智就像肌肉一般,會隨著使用變得更加強壯、更有力量。只要透過練習,可以學會任何事,或培養出你認為重要和必要的習慣。
「3D」建立你的新習慣
你還需要三個關鍵特質(3D),來建立專注的習慣,而這些特質都可以學習—它們就是決心(Decision)、紀律(Discipline)與毅力(Determination)。
首先,下定決心培養完成工作的習慣;其次,約束自己一再練習即將學得的原則,直到熟練為止;最後,以毅力為後盾,對自己所做的每件工作都堅持到底,直到這個習慣刻進骨子裡,永久成為個性的一部分。
不斷想像自己要成為的人
還有個特別的方法,能讓你加速成為一個具有高度生產力、行事有方且高效率的人—就是不斷想像,身為一個行動導向、做事迅速且專注的人,將獲得的回報與好處。想像自己是那種總會快速、確實完成重要工作的人。
請你想像自己成為未來想要的樣子,這個「自我心理圖像」對你的行為影響極大。你的外在表現主要取決於你的自我形象,以及內在對自我的看法。一旦開始改進你的內在想法與心理圖像,外在生活才會有所改善。
你學習並培養新技巧、習慣與才能的能力是無可限量的。當你透過反覆練習,訓練自己克服拖延、快速完成重要工作,便能將自己推上人生與事業的快速道路,加足馬力,飛馳前進。
現在,就吃了那隻青蛙吧!
【摘錄2】06.不斷實踐ABCDE法
在開始工作前,你投注越多心力規劃與排定優先順序,一旦開始工作後,就會越快完成更多的重要事項。尤其對你越重要、越有價值的某項工作,你越有動力克服拖延,讓自己全心投入。
「ABCDE法」便是每天都能用來排定優先順序的有效技巧。這項技巧相當簡單且成效顯著,只要時常運用,就能讓你成為專業領域中最有效率與影
響力的人。
這項技巧非常簡單操作,方法如下;首先,表列出你隔天的代辦事項,在紙上思考。
先列出清單,開始分類
開始進行工作前,分別在清單上的每個項目旁標上A、B、C、D、E。「A」級工作指的是非常重要、一定要做,做了會帶來正面影響,不做會
導致嚴重後果的事情,可能是拜訪一位重要客戶,或完成老闆在即將召開的董事會中所需要的報告,這些項目就是你生活中的青蛙。
假如「A」級工作不只一樣,就在每個項目前面再標註A-1、A-2、A-3等,來排定這些事項的優先順序,顯然A-1這項工作就是那隻要先吃掉最大、最醜的青蛙。
釐清「應該做」與「必須做」
接下來,「B」級工作指的是,你應該要做的工作,但這些工作的影響較輕微,算是職場中的「蝌蚪」。也就是說,如果你沒做到其中某一項,可能會造成某人不高興或不方便,但其重要性都不及「B」級工作。例如,回覆一通不重要的電話留言,或檢視電子郵件,這些都屬於「B」級工作。
基本原則就是,如果你還有「A」級工作尚未完成,就不應該去做「B」級工作。也就是說,當你還有一隻大青蛙沒吃掉時,絕對不要因為一隻蝌蚪而分心。
「C」級工作指的是,能做當然很好,但做或不做都沒差的工作。包括:打電話給朋友,和同事喝杯咖啡或共進午餐,或是在上班時間處理一些私事,諸如此類做不做都對你的工作、生活完全沒有影響。
「D」級工作指的是,可以委託他人去做的事情。原則上,你應該將每一件任何人都能做的事都託付給別人,這樣才會有更多的時間,投入非你不可的工作。
「E」級工作則是,即使你完全忽略不做,也不會有任何差別的工作。亦即這項工作可能曾經是件重要的事,但目前已和你或任何人都沒有任何關係。通常E級工作只是你基於平日的習慣或喜好,而不斷重複的事情。但你每多花一分鐘去做E級工作,能做其他重要事情的時間就相對減少。
若能應用此「ABCDE法」來執行你的計畫表,做起事來會非常有組織,也能以更快速度完成更多重要的事。
現在就開始行動
此「ABCDE法」能否奏效的關鍵,取決於你可否在當下約束自己,立刻開始進行「A-1」工作,並且貫徹到底,直到完成為止。請運用自己的意志力,著手並徹底執行目前對你最重要的工作。也就是說,一口氣吃掉整隻青蛙,別停下來,直到工作完全結束為止。
逐項斟酌與分析你的工作表,決定哪項是「A-1」工作的能力,便是你獲取更高成就與提升自信、自尊、個人榮耀的跳板。當你擁有專注在「A-1」
(最重要)工作,亦即「專心吃掉青蛙」的習慣後,你的工作效率將無人能及。
【摘錄3】16.科技是最棒的僕人
你必須控制自己,把科技視為你的僕人,而非主人。科技是用來幫助你,而非阻礙。科技的目的是為了讓你的生活更加平穩輕鬆,而不是帶來麻煩、困擾與壓力。
如果你想要完成更多具有高價值的工作,就別再去做那些低價值的事情。你必須不斷問自己:「什麼事情最重要?」你應該要完成哪件工作,最重要的是哪件事?在你的個人生活中,什麼是重要的事?如果你只能做其中一、兩件重要的事,那是什麼事?
藉由科技工具積極的幫你處理最重要的工作,免於受到不重要事情干擾。利用科技工具,可以輕鬆掌控你的溝通、時間,甚至個人情緒。
清理電腦桌面,關掉手機快訊
清理你的電腦螢幕桌面,就像清理實際的辦公桌面一樣;關閉所有與你手頭工作無關的軟體。阻絕那些最容易讓你分心的網站,只開啟那些完成工作所需的通訊軟體。
大多數工作都需要某種程度的溝通,但如果同時開啟十種不同的通訊軟體,就太超過了。一旦你控制電腦螢幕,只允許它跳出與工作相關的訊息,你就能整理好電腦的視窗桌面,讓工作流程更流暢。
關掉手機設定中所有聲音和畫面的提示訊息,讓你的手機明白,誰才是真正的主人。「自己掌控什麼時候才想去查看手機」是最重要的一步,這樣你才能重新拿回人生的發球權。
遇到急事怎麼辦?
然而,對於家有老小或殘疾親屬的照顧者來說,關掉手機和電腦上的所有通訊軟體,似乎不太可行。萬一碰上長輩在家中發生意外,或小孩在幼兒園遇上緊急事件怎麼辦?
這個考量的確合情合理。只不過,讓自己處於隨時可被他人打擾的狀態,並不是一個好辦法。相較之下,你可以留一支專屬電話號碼、電子信箱帳號或其他聯絡方式,只給你所關心的人和家人的看護,專為緊急事件聯絡使用。
如果有必要,這個方法也可以運用在工作上──留給老闆或重要客戶一個專屬聯絡管道。或者將電子郵件設定自動分類功能,把那些工作上最重要的寄件人郵件,自動歸入「優先閱讀」的收信匣。
換句話說,要清處劃分你的溝通管道,只允許那些重要的「青蛙」,才能跳進你所專注的範圍。
善用數位工作清單排行程
你的行程表會是個好傭人,卻是個糟糕的主人,它無法幫你決定行程的優先順序。所以,千萬別輕易接受任何數位邀請。先問自己,這個邀請是否符合自己的優先順序,再決定是否按下「接受」按鍵。
在你的行事曆上,將需要用於工作的大範圍時間先標記起來,將其視同重要約會。斬釘截鐵標示出它們的重要性,如此一來,當別人看到你的行事曆時,就會知道你只剩下哪些零星空檔。這將促使他們縮短開會時間,減少時間浪費。
數位工作清單(或某些工作管理軟體)是幫助你掌控時間的有效工具,它擁有所有紙本待辦清單的優點,再加上一些額外功能。
數位工作清單讓你只需按一下按鍵,就能將工作項目轉移到其他人的待辦清單中,幫助你更有效率的委派工作。但請切記,面對他人的工作指派時,只接受符合自己優先順序的工作。通常數位工作清單亦有提醒功能,你可以設定提醒,何時該完成當前最重要的工作。
讓社交平台為你所用
當你把科技視為僕人時,它可以是一項正面、具激勵性,並可提高生產力的資源。把你視為最重要且具有挑戰性的目標,公開在個人社群媒體中,向訊息追蹤者保證,你將達成目標。每天持續更新進度,一旦你虛度一天或鬆懈下來,他們就會幫忙督促你。
在社群媒體上發布進度,也是一種獎勵自己的好方法,尤其是面對長期計畫的時候,當成果設定在遙遠的未來,往往很難保持努力的動力,因此,在社群平台上定期更新進度,讓你的追蹤者按讚或送愛心,都能讓你得到小小的?勵和成就感。
你也可以尋找相同領域工作者的社交平台,與同行比較,誰能吃掉最多隻「青蛙」。舉例來說,許多小說家喜歡在(前稱Twitter,推特)上秀出自
己當天的產出字數,比較誰是產量之王,或誰是拖稿大王。
別再被社交平台所奴役,應讓它為你所用。你只需這麼做:與其發布陳腔爛調的內容,不如公布自己的生涯目標,尋求社群的支持,並且督促你、幫助你達成目標。