財經 五人「AI讀書會」變最強推手！奧美公關讓菜鳥到60歲員工都用AI 公關業巨頭奧美公關，如何用一個沒有KPI的共學小組，讓二十歲出頭的新鮮人，教會公司內三十幾到六十歲的資深同事，人人用AI？ 公關業是高度仰賴人力的產業，如處理媒體關係、活動企畫、撰寫新聞稿、媒體監測、輿情分析等工作，所需的工作時間非常長。 但如今，他們已習慣在作業中大量融入AI，讓最寶貴的心力能更專注在公關策略的本質。例如在內部討論提案，溝通視覺時，過去用文字很難表達具體概念，抓網路圖片又可能侵權，如今用AI就能生成，使溝通有共識，「快速把我們的Idea（點子）畫成一張圖，讓客戶更有Vision（視覺）、我們更好表達。」奧美公關AI自學小組成員李安昇表示。 如何說服員工用陌生科技？推廣AI，從「挑對人」做起 同時，很多辦公室日常例行公事，包括一般信件回覆、會議紀錄、資料搜尋以及文章摘要等，也都融入AI工具。 這一切，是從奧美公關董事總經理謝馨慧的一個念頭開始。「我們顧問工作天生就得比別人學得快，否則會被淘汰！」謝馨慧看見，AI浪潮來襲，行銷品牌公關行業客戶來自各產業，他們都在培養AI能力，若奧美公關不懂、不會用，就會失去價值，「遲早大家都一定會學用AI，所以越快學會，越有競爭優勢，就是『你先懂了別人還不懂的，運用時間差創造的領先』。」 但，究竟要如何讓員工最快速學會AI？ 從做中學，最快。只是，「人對一項陌生科技，會產生模稜兩可的認知，使用者剛開始都會心生恐懼。如用強硬手段逼大家接納，會造成組織內很大的摩擦，反而放大了恐懼。」政大科技管理與智慧財產研究所教授蕭瑞麟觀察。 謝馨慧也深諳此道理。因此，她決定成立一個沒有KPI的共學小組。 這個小組的唯一目標，就是所有同事要會用AI，但一個不強制規範的共學組織，要怎麼樣才能成功呢？ 首先，挑對人很重要。年僅二十四歲的林筱婷，因為喜歡圖文創作，二○二二年就開始用AI，進入公司一年多來，常用AI寫新聞稿、做問卷等，「這些主管也都知道，所以當AI小組成立時，她馬上說：選妳就太好了！」林筱婷說。 額外再學新工具，好累？讓員工想學，先教實用功能 這個AI小組由各部門主管推派一名同事所組成，目前成員有五人，由林筱婷擔任組長。而成員們也就是種子教師，學會了，再把技術跟觀念帶回去給部門同事。 但，要如何讓平常已經深陷工作，焦頭爛額的同事，也都願意額外再來學AI？ 答案是：先從真正能幫到對方的地方開始。「在還沒有AI小組前，同事們也知道有這些東西，每次看到我們用，也會好奇，」林筱婷說。因此，最容易讓同事們接受、也最快看到成效的，是工作的常用功能。 AI小組成員會拿出實用的AI功能，先進行小組討論，初步判斷是否值得分享；再與謝馨慧對焦，成為每月公司大會的分享主題。「我的任務是判斷那些功能，是否真能實際運用在工作上來提高效率及增加價值。而他們也要能教會我，因為年紀最大的我學會了，其他人就不難了。」謝馨慧說。 除了在月會上分享，AI小組也會透過發行雙週報，分享有關AI的新聞、趨勢或書籍。 謝馨慧強調，雖然有明確目的，但為什麼不能設KPI？因為KPI不是一切，對這些本就喜歡「玩AI」的年輕人來說，「好玩的學習與分享」不是額外的工作，也不須有壓力，反而像是社團活動。 林筱婷說，公關產業深受AI技術發展影響，加入AI小組提供一個絕佳的契機，讓自己去思考、使用這些工具。很大的收穫是，在過程中反思公關工作真正的本質是什麼，「去探索哪些才是工作中真正重要、需要花時間去經營，沒有辦法被科技取代的部分。」 蕭瑞麟指出，相較於資訊人員用「頒發聖旨」的方式，奧美公關則先抓住年輕人當領頭羊，轉換認知變成是「玩玩看」，而且，當使用者理解AI確實能讓工作省掉很多功夫，逐漸了解科技的好處，也就克服了對陌生科技的恐懼，創新自然能快速擴散。 這套方法是否能適用所有公司？勤業眾信聯合會計師事務所數位轉型服務負責人溫紹群提醒，要視公司業務屬性，可能不全然由年輕人主導，因為年輕人能掌握新技術，但或許不懂業務，或可採取與資深同仁協作，去解決企業長久以來的痛點。 「將來有優勢的不是AI，是會使用AI的人，誰最快取得AI運用能力，就能跑到別人前面，不然就是慢性自殺，」謝馨慧說。 要能最快取得AI能力，只須做對一件事：善用年輕人原本就愛新科技的天性，教大家解決手上的問題，就有機會將AI文化無痛導入組織。 ... 2024.05.01
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