＃管理術

前陣子我去拜訪一家公司，當天連總經理David也一起參與會議。David跟我們顧問訴苦，說公司同仁都用經驗在解決問題，完全沒有科學方法。而且他認為，雖然同仁每天都很忙，但時常連一個簡單的問題，都要花上好幾週才能處理好。總而言之，不論是同仁的邏輯、工作方法、組織流程等，都有很多改善的空間。 David說，「公司若想要朝著永續經營發展，最好方法是向優秀企業學習，就像台積電，有很多文化和工作方法，都值得借鏡、效法。」 「雖然同仁們覺得公司規模和台積電比起來完全不一樣，但身為總經理，我認為有一些好的工作方法，雖然不見得能完全適用在我們公司，但可以做些調整。另外，我們也想學習台積電的持續改善活動，因為這活動實施多年，一步步建構起台積電的工作文化。」 這段話讓我想起，許多被我們輔導的企業都有企圖心和願景，想成為該領域的台積電，而且他們都是中小企業。接著我和David分享，要確定自己是否成為行業的「台積電」，也許可以考慮以下指標來衡量： 營收與淨利 市場佔有率 客戶滿意度 員工績效管理 創新能力 成本控制 持續改善文化 財務健康指標 永續經營指標 我個人認為這9項指標很重要，能幫助中小企業全面評估自身在行業中的競爭力。 台積電的15個管理方法 對於中小企業來說，為了達成以上所提的指標，公司需要導入管理制度，以提升管理效率、員工滿意度及市場競爭力。以下列出台積電15個值得中小企業學習的管理制度： 績效管理與發展：設計明確的績效目標，並將評估與獎勵結合，以鼓勵員工持續成長。 建構持續改善文化：組織運用持續改善的跨部門團隊，定期進行改善專案，以形成持續改善文化，加強公司競爭力。 知識管理平台：建立內部知識分享系統，鼓勵員工分享最佳實踐方法和創新成果。 風險管理制度：建立健全的風險評估與管理流程。 跨部門技術委員會：定期召開會議，促進不同部門間的技術交流與合作。 數位轉型策略：推動數位化決策，利用數據分析提升營運效率。 開放式溝通文化：設立多元溝通渠道，鼓勵員工提出意見和建議。 教育訓練制度：定期提供專業培訓，提升員工技能與專業知識。 客戶導向文化：將客戶需求視為核心驅動力，調整產品與服務策略。 專案管理制度：建立標準化的專案管理流程，以提高執行效率。 內部審核機制：定期進行內部審核，以確保各項制度是否有效、合乎常規。並檢視各項制度的執行效果，以進行調整。 激勵機制：設計多樣化的獎勵方案，以激勵員工的表現和創新。 促進團隊合作：規劃Team building活動，加強團隊凝聚力和合作精神。 社會責任政策：制定企業社會責任計畫，提升企業形象，加強員工認同感。 文化整合策略：在企業文化中融入持續改進、創新及學習的理念，以促進長期發展。 以上這些管理制度，需安排短、中、長期的執行項目，因為這些制度對公司來說是一種變革，需做好充分的溝通。導入每一個管理制度，都是一個專案，因此在這些專案的執行過程中，不要忘記整個公司還是由人組成的，需要「以人為本」來推行這些管理制度。 提升公司體質的3大階段 如果你想循序漸進成為該領域的台積電，我覺得關鍵在於「組織體質」。至於該如何提升呢？ 參考台積電的發展歷程，我覺得必須分成3大階段： 培養全體員工具備高標準的眼界與思維。 強化員工解決問題的能力。 建構持續改善文化。 在建立持續改善文化的過程中，可以導入進階版的持續改善團隊活動（P-CIT, Professional-Continuous Improvement Team）來推動。 現在各行各業都想成為自己領域的台積電，除了前面提到的指標和管理制度外，我覺得其實台積電的底層邏輯至少有10個因素： 人 制度 流程 系統 願景 核心價值 文化 基礎建設 行動力 制度 這些因素除了對企業有幫助，對個人而言其實也有幫助。在人生的旅程上，也能運用這些成功企業關鍵的思維，讓自己為了明天的成功而努力。 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ...

最強KPI管理術》 {DS_BOX_38521} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤...

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找到適合自己的學習方式 近年來，你能在網路上找到各種時間管理術或筆記整理的軟體，以前我也曾經研究過這些東西...

夢想家籃球隊大股東鑽石集團，是台灣鞋業代工前10大公司，客戶包含Puma、New Balance、美津濃（Mizuno）等知名運動品牌。該集團執行長陳立宗也兼球隊董事、夢想家教育基金會董事長。 他如何把貼身觀察25人高向心力球隊所得到的啟發，放進2萬5千人的製造業公司中？以下是他分享的3點訣竅。 1、可以單點失敗，但目標不可動搖「球隊目標就只有一個：冠軍。」 對球隊來說，「冠軍」就是一個無比清楚的目標，拿下季冠軍後，可以追求年度總冠軍，下一年，還能追求二連霸。過程中，你不必每場比賽都贏，更不用當永遠的MVP，因為要追求的是，共同戰績的最佳化。 陳立宗說，輸球很難受，連續輸球更痛苦，但在最絕望的時候，可以試著告訴自己：永遠不會結束。挑戰不會結束、失敗不會結束，但別忘記，機會也不會結束、希望也永不結束。 企業經營也應如此，不是追求短期、單點的勝利，而是分進合擊、實現企業與團隊的願景使命。 2、檢討修正不能斷，避免踩同個坑「夢想家團練3小時，有1小時在看影片檢討。」 檢討，才能進步，有些球員會認為，失誤就是失誤，為什麼要重複看那麼多次？他表示，這不是為了要羞辱球員、打擊士氣，而是團隊通過不斷的分析、檢討，避免下次再踩到同一個坑。 應用在企業端，如知名的豐田管理，要求每個人面對問題時，要連續追問5次「為什麼？」藉此找出藏在細節裡的魔鬼。這能強迫人們跳脫直覺思考，完整定義問題、找出真正的原因後，才去思考解決方案。 3、把夥伴當兄弟，團隊利益擺第一「有明星團隊，沒有明星員工。」 當你把一起工作的夥伴當成家人，就會互相補位，因為他好、你好，我們一起好。 在公司內，實務做法之一，是將個人獎金改為團體獎金。陳立宗認為，任何變革，反彈在所難免，但乍看公司會失去一位明星員工，卻會得到一個團結的團隊，當經理人或管理者有此心理準備時，就可以更平靜面對質疑。 經理人應鼓勵明星員工發揮領導長才，把團隊利益放在個人成績前，讓他知道：或許你不再是一個明星球員，但你能成為一個影響力更大的明星隊長。 ...

我為什麼想讀這本書？《 打造第二大腦》的作者是 提亞戈．佛特（Tiago Forte），他是一位知識管理領域的專家，我長期追蹤他的文章，從他身上學到很多關於「生產力」和「數位筆記工具」的方法和技巧。2022年底聽到他要出書，我超級興奮，直接預購了英文版，入手之後一口氣讀完，非常好看的一本書。大家很幸運，繁體中文版現在也正式推出了。 作者在「知識管理」的領域已經深耕了十多年，他的學生大多是來自各個專業領域的知識工作者。他提出了一種稱為 CODE 的知識管理系統，這個系統能夠幫助我們更好地管理自己的知識，並打造出自己的「第二大腦」。這本書就是這套方法的詳細使用指南。 如果說 2022 年我讀過最好的筆記工具書是《卡片盒筆記》，那麼在2023年我可以大膽預測，最好的就是這本《打造第二大腦》。接下來，我跟大家分享關於第二大腦可以帶來的好處，以及如何使用 CODE 四個步驟來打造自己的第二大腦。 第一大腦遇到什麼問題？首先，我們先來看一下我們的老朋友「第一大腦」——就是我們人類的大腦——遇到了什麼問題。 就像我們在工作的時候，如果只依靠第一大腦來記憶，我們的腦袋就會充滿了很多緊張的想法，像是今天要開的會議、待會要見的客戶、明天要準備好的報告。當我們打開電腦，看到四面八方的訊息等著我們消化和吸收，像是 Email、各種軟體的訊息通知、網路文章、YouTube影片和Podcast節目的精華，還有太多太多的資訊。這些資訊，可能都是很有價值的內容，可是我們的第一大腦沒辦法接受這樣持續性的資訊轟炸。這導致我們變得更焦慮、無法集中注意力。 關鍵就在於，第一大腦不是用來儲存和管理資訊，而是用來「思考」和「創造」。我們必須把儲存和管理資訊的動作，交給「第二大腦」來做。 第二大腦的好處是什麼？為了舒緩第一大腦處理資訊的壓力，我們需要藉助「數位工具」來幫助我們儲存和管理資訊。其中最核心的軟體工具就是「 數位筆記軟體」，像是微軟的 OneNote、或是蘋果的 Notes，還有常見的 Notion 和 Evernote。這些數位筆記工具，能夠用來跟各種資訊進行互動，方便我們擷取資訊、處理資訊、儲存資訊和尋找資訊。 第二大腦跟人類大腦的明顯差異，就是第二大腦擁有數位工具帶來的所有好處：是一個明確的、可控制的、可持續的、可共享的知識管理系統，而且它很可靠，能儲存大量的資訊，確保你在未來想要使用的時候，能夠即時地找到這些資訊。 像是我自己的軟體組合，就是利用 Notion 筆記軟體來管理所有專案的進度、安排各種工作的行程、還有和別人共享文件和協作作業。關於我的讀書心得和文章創作，我則是使用 Heptabase 筆記軟體，搭配「卡片盒筆記法」來儲存、整理和創造我所有的知識型內容。 當我們懂得利用數位軟體來打造自己的第二大腦，我們就等於多了一個很可靠、隨時待命、擁有無限記憶空間的小助手。 打造第二大腦的四個步驟這本書將打造第二大腦的方法整理成四個步驟，英文簡寫是 CODE，分別代表：獲取（Capture）、組織（Organize）、萃取（Distill）和表達（Express），四個英文單字結合起來就是 CODE，簡單又好記。接下來我會對這四個步驟進行詳細的說明。 第一步：獲取獲取是第二大腦的第一步，談的是我們如何「獲取」和「收集」訊息。在這個步驟中，我們需要去尋找、篩選和整理那些有價值的訊息，然後儲存在我們的數位筆記軟體裡面。然而，我們每天會看到跟聽到這麼多資訊，要擷取那些東西呢？ 我很喜歡作者提出的四個標準，幫助我們篩選資訊。 第一，這個資訊是否對我有「啟發」？這種資訊會帶給我們新的觀點、給我們激勵、刺激我們的思考。 第二，這個資訊在未來是否「派得上用場」？像是你是一個軟體工程師，你就會想蒐集很多關於軟體開發和科技新聞的資訊，但是藝人的八卦可能就不是你未來用得到的東西。 第三，這個資訊是否與我們自己「息息相關」？像是跟朋友互傳簡訊裡面的精彩故事，跟某位前輩對談的經驗筆記，跟家人健康和生活相關的資訊，都可以記錄下來。 第四、這個資訊是否令我們「意想不到」？意思就是說，不要儲存那些你「早就知道」的事情，而是儲存那些你「還不知道」，但是想要弄懂的事情。 重要的是，在獲取訊息的時候，我們需要有一個清楚的篩選標準，就像濾網一樣把不重要的沙子過濾掉，只留下我們想要保存的重要訊息 。 第二步：組織組織是第二大腦的第二步，談的是我們如何將獲取的資訊進行「組織」和「分類」。在這個步驟中，我們需要掌握一些分類的原則，幫我們將訊息整合到第二大腦當中。作者把組織資訊的類別區分成四種，分別是：專案、領域、資源、檔案庫。 「專案」就是我們正在努力的短期任務，像是我的其中一項專案就是寫出第二本書。「領域」就是我們長期負責的領域，像是我在經營部落格、拍攝說書影片就是一種要長期負責的領域。「資源」指的是未來可能有用的題材，像我就對時間管理很有興趣，只要跟時間管理有關的資訊都可以先歸類到這個資源裡。「檔案庫」就是除了前面三個類別之外的事情，你可儲存起來備而不用。 該如何運用這種組織的分類方式呢？每當我們獲取一則資訊或撰寫一則筆記的時候，我們就可以照這個順序儲存筆記。首先，這一則筆記對哪一個「專案」最能派上用場？如果這則筆記對每個專案都沒用，那麼它對哪個「領域」最有用處？如果對各個領域都沒有用處，那麼它屬於哪種「資源」？如果不屬於任何資源，那麼就把它放進「檔案庫」。 作者提醒我們：「組構資訊的方法是以可操作性為基礎，而不是資訊本身的類型，並以專案作為數位檔案的主要組織單位。」這個觀念很類似我之前分享過的另外一本書《防彈筆記法》的任務筆記，我們要一直把筆記存放到它能「發揮功用」的地方，還要使它能夠「盡快」在那裏產生效用。 第三步：萃取萃取是第二大腦的第三步，談的是如何整理我們蒐集到的資訊，進一步簡化和濃縮這些資訊，讓它們變得更有價值，而且容易理解。作者把這種萃取資訊的過程稱之為「累進式摘要」（Progressive Summarization），指的就是一步一步進行的過程。 簡單來說，我們可以想像一下今天讀了一篇 1000 字的網路文章，講的是「不要在早上一起床就喝咖啡」。我們先做第一次的摘要，我們看到了文章裡面引用了一個科學實驗說明了這件事情，我們把這段 300 字的實驗結果整段複製下來，貼到數位筆記裡面。 到了隔天，我們在複習筆記的時候，重新看到這則筆記，我們就做第二次的摘要，我們把裡面提到咖啡因會影響「壓力荷爾蒙」分泌的詳細說明，標記成粗體字。 如果我們要讓這個筆記在未來派得上用場，我們要繼續精簡它，做第三次的摘要。這時候，我們把粗體字的科學結果改寫成自己看得懂的白話文，「起床立刻喝咖啡會降低抗壓性」。這句話，就是經過「累進式摘要」之後，濃縮出來的結果。 在使用這個方法的時候，作者建議我們這麼想：「請把未來的你想像成一位要求非常嚴格、極度忙碌又很不耐煩的顧客，不會有時間去鑽研所有細節找出滄海遺珠。」所以我們要想著把筆記「推銷」給未來的自己，最好的方式就是濃縮成一句自己以後看到、馬上就看得懂、容易勾起回憶的白話文。 第四步：表達表達是第二大腦的最後一步，談的是如何將我們的知識和想法表達出來，產生具體的成果，並且跟別人分享和彼此交流。在這個步驟中，我們需要用適當的方式來表達知識和想法。 首先，是從第二大腦提取「記憶」。像是當我想要跟別人分享「閱讀技巧」的時候，我就可以在我的數位筆記裡面，搜尋關鍵字，例如：閱讀方法、閱讀習慣、閱讀速度之類的關鍵字。把找到的素材全部排列出來。 接著，我們可以「連結」這些筆記。像是我的閱讀習慣，就會有早上起床閱讀、睡前閱讀、通勤時間聽有聲書閱讀，我就可以把相關連的筆記連結起來，變成有順序、有條列式、有上下層級的資訊。 最後，是開始「創造」成果並表達出來。我可以把這些筆記、故事、研究和圖表全部串連起來，用通順的語句寫成一篇文章，或者寫成一篇 Podcast 說書講稿。擁有第二大腦的好處，就是我們可以運用蒐集過的所有素材，把他們連結起來，創造出一個新的產出結果。 作者認為：「我們在專業上的成功和生活的品質，直接仰賴著我們是否能有效地管理資訊。」懂得運用 CODE 四個步驟來管理資訊的人，有更高的機率獲得專業和生活品質上的成功。 後記：現代人必讀的知識管理法《打造第二大腦》這本書提供我們一個全面性的知識管理系統，這套方法可以幫助我們更有效地收集、整理和管理知識與想法，進而提高我們的工作效率和學習效果。無論你有沒有用過數位筆記工具，我都大力推薦這本書給你，書中的方法跟觀念會改變我們對知識管理系統的認識。 最後，我覺得書中的這句話值得我們謹記在心：「我們要打造的不是完美無瑕的知識百科全書，而是建構有效的系統，並成為我們日常生活當中密不可分的一部份。」我們不要囤積資訊，而是要懂得使用資訊。我們不需要把筆記軟體弄得票漂亮亮，而是要懂得讓筆記的內容發揮它的真實效用。 推薦這套現代人必讀的知識管理方法給你。 《打造第二大腦》☛立即購書：商周store、博客來 新書上市《打造第二大腦 實踐手冊》☛立即購書：商周Store、博客來 ※ 本文獲《閱讀前哨站》授權轉載，原文：《打造第二大腦》讀後心得：現代人必學的知識管理法 {DS_BOX_34879} 責任編輯：張慧妮核稿編輯：張勝宗 ...

一肩扛起家業，運用5S超強管理術 1992年，父親進一步成立大詠股份有限公司，主要生產傳統塑膠家用品...