企業「遠端工作」指南，5個步驟做到！發給每個員工一台筆電，不是好方法

肺炎疫情燒到美國，Twitter於3月2日展現大動作，在官方部落格發布聲明：「從今天起，我們強烈鼓勵全球所有員工盡可能都在家工作。」Twitter共有5千名員工。截至目前為止，美國已累積超過100個確診病例，9起死亡案例出現在華盛頓州。

至於在香港、日本與南韓，由於政府規定，Twitter員工是禁止進入公司辦公。

打從2月中開始，從亞洲擴展到其他國家，開始出現遠端工作的「實驗」趨勢。根據《路透社》（Reuters）報導，摩根大通（JPMorgan Chase & Co）也開始實施一連串的遠端工作措施，用意是測試公司在緊急情況下的承受能力。

這些措施包括，將一些交易員從本部轉移到位於布魯克林、紐約和紐澤西的分部辦公室，以及要求公司各部門選取10%的員工，在未來數週執行一週一天待在家辦公。以摩根大通的顧客及社群部門來說，代表多達12萬名員工參與這場遠端工作測試。

隨著疫情擴散，視訊電話會議、在非一般時段辦公甚至遠端工作的需求浮上檯面。你的公司準備好了嗎？如果沒有，別緊張，《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）列出5個擬定「緊急遠端工作計畫」的具體方向，不但讓公司具備應急承受能力，更幫助領導者重新思考公司的整體營運流程與方向：

1. 做最壞打算：如果有一天你所有的人力都需要遠端工作...

忽略、祈求緊急情況不會發生、或只是發給員工一台筆電叫他去其他地方工作，都不是好的策略，因為這些方法遇到大規模的防疫管制時，都不管用。你必須想出一個大量員工都遠端工作時，公司仍能正常運作的方法。

現在就可以趕快籌組跨部門的人馬，含括業務部門主管、資訊技術部門、人資、行銷...等，並開始腦力激盪，設想面臨緊急狀況時，會有那些需要解決的情境，並據此擬訂優化辦法。

2. 詳細列出可能會被影響的職務

依據以下標準將公司職務做分類：(1) 即使不親自會面也可以完成 (2) 一定要親自會面才能完成 (3) 不確定。

在進行這個分類時，請放下你對特定職務的既有想像，即便有些職務需要親自會面才能完成，你可以再更進一步思考：這些職務的任務是否可以透過事先計畫來達到？如何在傳統的工作模式之外完成任務？至於落在第三類的職務，不要猶豫，大膽去實驗其遠端工作的可能性吧。

3. 清查公司擁有的IT軟硬體設備並確保隨時方便使用

首先，清查公司擁有且真的可以使用的各式設備，並開放員工用自己的手機與筆電工作的可能性。

再來，將視訊會議和其他溝通協作平台調整成方便使用的模式。發現員工不會使用軟硬體設備時，馬上提供訓練和練習機會，不要等到緊急時才亡羊補牢。最後並確認設備是否存在數據安全疑慮，若有，也要趕快解決。

4. 事先擬定遠端溝通標準

第一，怎麼讓所有員工保持順暢聯繫？這需要確保員工能從某一處取得完整的公司內部通訊錄，以及訂定最優先的通聯頻道，像是要優先使用電郵還是Slack；第二，訂定員工怎麼回應客戶的標準，並確定單位成員開會的時機和管道。

5. 擬定遠端工作的績效評估標準

《哈佛商業評論》特別指出，這一點可以幫助優化公司整體營運。這是因為，訂定此標準並在緊急情況施行後，反饋的數據可以用來判定緊急遠端工作計畫中的哪些項目可行、哪些不可行以及原因。

再來，危機過境後，你可能會將某些備用流程沿用成為永久流程，也就是「其實公司一直這樣做也不賴」這樣一種聲音。舉例來說，施行緊急計畫期間，公司決定削減25%的出差行程、改以視訊會議代替。接著你可能發現，80%的視訊會議其實跟面對面會議一樣有效率，於是出差比率縮減就可以延續，同時還達到減碳的正面額外成果。

像肺炎疫情這樣的危機令人憂慮，但透過防患於未然的思路，現在就是公司領導者化危機為轉機的大好機會。

責任編輯：林易萱